L'option "Création de facture" permet la création et l'envoi de factures gratuitement, ainsi que leur gestion : modification, consultation et suppression. Cette option nécessite une identification par l'utilisateur.
La première chose à faire est de créer un brouillon de facture. Lorsque l'on clique sur le bouton pour créer le brouillon, l'outil affiche les onglets des principaux blocs nécessaires à la création d'une facture :
- Données générales : nous retrouverons les données "en-tête" de toute facture.
- Émetteur de la facture
- Nous sommes le destinataire de la facture
- Numéro de facture
- Date de facture
- autres
- Lignes : dans cette section, sont précisés les détails d'un article, d'un service ou d'un concept facturé. Contient des informations importantes telles que la description du produit ou du service, la quantité, le prix unitaire et le total pour cette ligne. Les lignes de facture sont utilisées pour ventiler les coûts ou frais associés à chaque article inclus dans une facture.
- Frais et réductions :
- Frais : les frais sont des montants ajoutés au coût d'un produit ou d'un service sur une facture. Les frais sont généralement affichés sous la forme d'un montant positif et sont ajoutés au sous-total de la facture pour déterminer le total final à payer. Il apparaît dans le récapitulatif de la facture.
- Remises : les remises, en revanche, sont des réductions ou des déductions appliquées au coût initial d'un produit ou d'un service sur une facture. Les réductions sont exprimées sous forme d'un montant fixe. Les remises sont soustraites du sous-total de la facture pour calculer le total final à payer. Il apparaît dans le récapitulatif de la facture.
- Dates de paiement : est la date limite à laquelle le paiement est censé être effectué. Plusieurs dates de paiement (date d'échéance) peuvent être définies. Le total de toutes les échéances doit correspondre au total de la facture.
- Résumé : Cette section fournit un résumé complet des calculs totaux de la facture. Cette section est importante car elle donne un aperçu clair des coûts et des paiements liés à la transaction commerciale.
Vous n'êtes pas autorisé à enregistrer le projet de facture si toutes les données requises n'ont pas été renseignées ou si le projet contient des erreurs. Si le brouillon comporte des erreurs ou des données obligatoires manquantes, les champs en erreur ainsi que l'onglet seront marqués en rouge, afin que vous puissiez l'identifier.
Avant de créer la facture, nous devons enregistrer l'émetteur de la facture. Les émetteurs sont enregistrés dans la rubrique « Mon compte » -> « Données d'émission »
Remarque : La Mailbox e-FACT est destinée aux personnes physiques/morales nationales. Si vous n'avez pas NIF ou CIF vous pouvez utiliser d'autres solutions pour créer des factures électroniques .
Dans la liste déroulante des émetteurs, vous devrez choisir, parmi les émetteurs que nous avons enregistrés, lequel est l'émetteur de la facture que nous souhaitons créer.
Pour indiquer qui sera le destinataire de la facture, choisissez simplement l'entité qui recevra la facture dans le champ « Entité destinataire ».
En indiquant 3 des lettres qui identifient l'entité, une liste s'affichera avec toutes les entités qui contiennent les 3 lettres signalées.
Une fois l'entité destinataire de la facture sélectionnée, il faut sélectionner les codes DIR3, qui correspondent au système de codification utilisé pour identifier les unités administratives et autres entités de l'administration publique. Concrètement, nous devons choisir :
- Le bureau comptable
- L'organisme gestionnaire
- L'unité de traitement
Pour choisir les codes DIR3 de l'unité administrative à laquelle nous adressons la facture, cliquez sur :
Et une nouvelle fenêtre s'affichera avec la liste des codes DIR3 définis par cette entité.
Sélectionnez la ligne qui définit l'unité à laquelle la facture doit être adressée, et cette ligne sera celle qui sera chargée dans le projet de facture :
REMARQUE : Une entité ne peut pas avoir de codes DIR3 définis dans e-FACT. Pour le moment, le service e-FACT ne renvoie aucune erreur et accepte une facture sans les codes DIR3 de l'entité, mais ils seront bientôt obligatoires.
Dans l'onglet Données Générales, dans le bloc "Données de la facture", sélectionnez dans la liste déroulante "Type de document" : Rectification de facture
Le bloc « Données de facture à rectifier » s'affichera, qui contient les données nécessaires pour pouvoir rectifier une facture.
Dans l'onglet Données Générales, un clic sur « Données supplémentaires » fera apparaître le bloc complet de données supplémentaires que peut contenir une facture. Dans ce bloc, nous trouverons le champ pour renseigner le numéro de commande.
Dans l'onglet Données Générales, un clic sur « Données supplémentaires » fera apparaître le bloc complet de données supplémentaires que peut contenir une facture. Dans ce blog, nous retrouverons le champ pour signaler le numéro de dossier auquel la facture est associée.
Dans l'onglet Données Générales, un clic sur « Données supplémentaires » fera apparaître le bloc complet de données supplémentaires que peut contenir une facture. Dans ce blog, nous trouverons le champ pour signaler des textes juridiques ou des références juridiques.
Dans l'onglet Données Générales, un clic sur « Données supplémentaires » fera apparaître le bloc complet de données supplémentaires que peut contenir une facture. Dans ce blog, nous retrouverons le champ pour indiquer certaines informations générales que vous souhaitez transférer à l'entité.
Une fois que nous avons renseigné les « Données générales » de la facture, il est nécessaire de renseigner le détail des concepts à facturer. Il faudra créer autant de lignes que de concepts différents à facturer.
Pour chaque ligne, vous devez déclarer :
- Concept de ce que vous souhaitez facturer
- quantité
- Unités de mesure
- Prix unitaire
- Taxes applicables à ce concept (21%, 10%, 4% ou 0%)
- Montant brut, obtenu à partir de la quantité x prix unitaire
- Vous devez inclure autant de détails que de concepts correspondent à la facture
- En cliquant sur l'icône présente dans chaque ligne, vous pouvez signaler les données complémentaires par ligne : commande, dossier et bon de livraison :
Oui, chacun des détails permet de sélectionner le taux d'imposition qui lui correspond.
Dans l'onglet Résumé, nous pouvons voir les totaux classés par taux d'imposition :
Dans la section Lignes, vous pouvez déclarer à la fois l'impôt sur le revenu des personnes physiques et la majoration d'équivalence (RE) correspondant à chaque ligne de la facture.
Pour chacune des lignes de facture définies dans l'onglet "Lignes", en cliquant sur l'icône , les données des références des lignes peuvent être reportées, y compris le bon de livraison.
Pour chacune des lignes de facture définies dans l'onglet "Lignes", en cliquant sur l'icône , les données de référence des lignes peuvent être reportées, y compris le numéro de commande.
Il n'est pas nécessaire de l'inclure dans la ligne si elle est déjà déclarée dans les données générales, à moins que la ligne n'ait un numéro de commande différent de celui déclaré dans les données générales.
Pour chacune des lignes de facture définies dans l'onglet "Lignes", en cliquant sur l'icône , les données des références de ligne peuvent être rapportées, y compris le numéro de fichier.
Vous n'avez pas besoin de l'inclure sur la ligne s'il est déjà déclaré dans les données générales, à moins que la ligne n'ait un numéro de cas différent de celui déclaré dans les données générales.
Dans chacune des lignes, le signe final du montant brut est fixé par le signe du prix unitaire. Pour qu'une facture ait un signe négatif, il faut que la somme des montants bruts des lignes soit négative.
Pour signaler un concept de frais ou de remise sur la facture, rendez-vous dans l'onglet « Frais et remises », et ajoutez autant de frais et/ou remises qu'il est nécessaire d'inclure dans la facture.
Pour signaler des frais ou une remise, vous devez indiquer :
- Description (des frais ou de la réduction)
- Montant (en € de la charge ou de la remise)
Les frais et réductions s'appliquent à l'intégralité de la facture, et sont appliqués sur le montant total net. Le « Résumé » affichera les totaux de la facture, y compris les frais et réductions appliqués.
Seuls les modes de paiement suivants peuvent être envoyés, disponibles dans « Détails du paiement »
Si vous sélectionnez « Virement » comme mode de paiement, vous devez renseigner l'IBAN ou le compte bancaire sur lequel le virement doit être effectué.
Dans l'onglet "Données de paiement", vous pouvez ajouter toutes les échéances convenues avec le destinataire pour effectuer les paiements correspondants.
La somme de toutes les échéances doit correspondre au total de la facture.
