Vous pouvez vérifier le statut des factures envoyées dans Query
Si vous accédez à la consultation des factures « Sans authentification » , il s’agira d’une consultation d’une seule facture où vous devrez connaître certains détails de la facture, notamment :
- Numéro de facture (avec ou sans séparateurs, tel qu'il apparaît sur la facture)
- NIF/CIF de l'émetteur (avec ou sans ES, tel qu'il apparaît sur la facture)
- CIF du destinataire (avec ou sans ES, tel qu'il apparaît sur la facture)
- Montant de la facture (TVA incluse) (sans séparateur de milliers)
Attention! Nous vous recommandons de signaler le contenu exact que vous avez saisi dans le xml. Ci-dessous la correspondance des champs avec la facture :
- Numéro de facture : Facturae/Invoices/Invoice/InvoiceHeader/InvoiceNumber
- NIF/CIF de l'émetteur : Facturae/Parties/SellerParty/SellerParty/TaxIdentification/TaxIdentificationNumber
- CIF du destinataire : Facturae/Parties/SellerParty/BuyerParty/TaxIdentification/TaxIdentificationNumber
- Montant de la facture (TVA incluse) : FActurae/Batch/TotalAmount/TotalExecutableAmount
Une fois ces champs complétés et le bouton « Rechercher » appuyé, la requête est effectuée et l’historique des états par lesquels la facture spécifiée est passée s’affiche. De cette manière, si la facture a été correctement remise à l'administration, les informations correspondant à l'enregistrement de la facture sont détaillées, entre autres.
Si vous accédez à la Consultation des Factures « Avec Authentification » , vous pourrez voir toutes vos factures. Vous devrez vous authentifier avec un certificat numérique contenant le document inclus dans la facture à consulter : si la facture a été émise avec une pièce d'identité, vous devrez vous authentifier avec un certificat numérique d'une personne physique contenant la pièce d'identité ; Si la facture a été émise avec un CIF, il sera nécessaire de s'authentifier avec un certificat numérique de Représentant qui inclut ce CIF.
D'autre part, vous pouvez également vérifier l'état de votre facture via l' adresse e-mail que vous indiquez lors de l'envoi de la facture via la boîte aux lettres de livraison de l'Administration destinataire. Tout changement de statut que subit cette facture sera envoyé à cette adresse.
Attention! Si vous ne voyez pas le statut « Enregistré », cela indique que la facture n'a pas été enregistrée par l'Administration destinataire. Si la facture ne passe pas la validation de la signature électronique ou si la facture n’est pas acceptée par l’administration pour des raisons commerciales, la boîte aux lettres de livraison indiquera le statut « Rejeté » et le motif du rejet. De même, il appartient à l’émetteur des factures de vérifier leur statut.
REMARQUE : Une fois la facture envoyée à e-FACT, elle est immédiatement chargée dans l'application, cependant, cela peut prendre quelques minutes pour que cette recherche fournisse des résultats. Gardez cela à l’esprit avant de renvoyer la facture, car dans ce cas, elle peut être dupliquée.
Ci-dessous, vous pouvez voir les états possibles par lesquels passe une facture à partir du moment où vous l'envoyez. Ces statuts peuvent être consultés dans la boîte aux lettres de livraison et vous recevrez des notifications par courrier électronique des statuts minimums requis par la loi. Si vous utilisez une intégration ou une requête via Web/WS, vous pouvez également recevoir des statuts non obligatoires.
Les statuts que les destinataires peuvent envoyer pour chaque facture, idéalement de manière séquentielle, sont les suivants :
| État | Description | L'émetteur est-il informé de ce statut par courrier électronique ? |
|---|---|---|
| FACTURE ENVOYÉE – [à e-FACT] | Le service e-FACT a mis la facture à disposition des systèmes informatiques de l'administration réceptrice et a passé avec succès les validations automatiques de e-FACT | Non. Ce n’est pas un état obligatoire. |
| FACTURE RECOMMANDÉE | La facture électronique a été reçue au point d'entrée général des factures e-FACT et a été enregistrée administrativement, fournissant un numéro d'enregistrement au fournisseur. | Oui. |
| FACTURE LIVREE | La facture a été collectée auprès du Service e-FACT par les systèmes informatiques de l'administration destinataire. | Non. Ce n’est pas un état obligatoire. |
| FACTURE ENREGISTRÉE AU RCF | La facture électronique a été reçue et enregistrée dans le registre comptable des factures du bureau comptable du destinataire. | Oui. |
| FACTURE REÇUE À DESTINATION | La facture électronique a été reçue par l'unité de gestion. La publication de ce statut n'est pas obligatoire. | Non. Ce n’est pas un état obligatoire. |
| FACTURE CONFORME | Le service ou la fourniture associé à la facture a été validé. La publication de ce statut n'est pas obligatoire. | Non. Ce n’est pas un état obligatoire. |
| OBLIGATION DE PAIEMENT COMPTABILISÉE | L’obligation de paiement découlant de la facture a été reconnue. | Oui. |
| FACTURE PAYÉE |
L'obligation de paiement découlant de la facture a été remplie. Si vous avez des doutes à ce sujet, ou si l'organisme de destination n'a pas effectué le paiement, vous devez contacter l'organisme à qui vous avez envoyé la facture. |
Oui. |
| FACTURE REJETÉE | La facture a été rejetée. La raison du rejet peut être des causes techniques qui empêchent la livraison de la facture au destinataire (générée automatiquement par des systèmes informatiques), ou il peut s'agir du destinataire lui-même qui rejette la facture pour des raisons commerciales. Les applications de gestion de facturation électronique à disposition des organisations doivent permettre la génération de ce statut, permettant à l'organisation d'indiquer le motif du rejet. Chaque fois qu'un rejet survient, que ce soit pour des raisons techniques ou par le destinataire, ce statut doit être généré. La publication de ce statut est obligatoire dès qu'un incident est détecté sur la facture empêchant son traitement.
|
Oui. |
| FACTURE ANNULÉE | Le bureau comptable ou l'unité de traitement accepte la demande d'annulation de la facture électronique, présentée par le fournisseur. | Non. Ce n’est pas un état obligatoire. |
Si vous vérifiez le statut et que votre facture apparaît comme « Facture rejetée », cela signifie que la facture ne poursuivra pas le processus de traitement.
Le rejet peut être causé par deux raisons, commerciales ou techniques.
- Raisons commerciales :
- Ce qui s'est passé? L'entité qui reçoit la facture n'est pas d'accord avec son contenu et l'a rejetée, en indiquant le motif du rejet. Dans ce cas, la facture apparaîtra comme « Enregistrée » auparavant.
- Solution : contactez l’entité à laquelle vous envoyez la facture pour savoir pourquoi elle a été rejetée.
- Raisons techniques :
- Ce qui s'est passé? C'est la plateforme de facturation électronique qui n'a pas automatiquement accepté la facture.
- Solution : vérifiez les principaux codes de rejet pour voir quelle est l’erreur et comment la corriger.
- Generalitat et ses organismes dépendants : Support de facturation électronique pour les fournisseurs de la Generalitat :
- Adresses des sites Internet des mairies, conseils départementaux, conseils provinciaux (organismes locaux)
- Adresses de sites Web d'universités publiques et privées