Sie können den Status der gesendeten Rechnungen in Consulta überprüfen
Wenn Sie auf die Rechnungsabfrage „Ohne Authentifizierung“ zugreifen, handelt es sich um eine Abfrage nur einer Rechnung, bei der Sie bestimmte Informationen über die Rechnung wissen müssen, insbesondere:
- Rechnungsnummer (mit oder ohne Trennzeichen, wie es auf der Rechnung erscheint)
- NIF/CIF des Ausstellers (mit oder ohne ES, wie auf der Rechnung angegeben)
- CIF des Empfängers (mit oder ohne ES, wie auf der Rechnung angegeben)
- Rechnungsbetrag (inkl. MwSt.) (ohne Tausendertrennzeichen)
Aufmerksamkeit! Wir empfehlen Ihnen, den genauen Inhalt zu melden, den Sie in die XML-Datei eingegeben haben. Nachfolgend finden Sie die Feldkorrespondenz mit der Rechnung:
- Rechnungsnummer: Facturae/Invoices/Invoice/InvoiceHeader/InvoiceNumber
- NIF/CIF des Emittenten: Rechnungen/Parteien/SellerParty/SellerParty/TaxIdentification/TaxIdentificationNumber
- CIF des Empfängers: Rechnungen/Parteien/Verkäuferpartei/Käuferpartei/TaxIdentification/TaxIdentificationNumber
- Rechnungsbetrag (inkl. MwSt.): FActurae/Batch/TotalAmount/TotalExecutableAmount
Sobald diese Felder ausgefüllt sind, drücke ich den Knopf "Suchen" Die Abfrage wird durchgeführt und der Verlauf der Staaten angezeigt, die die angegebene Rechnung durchlaufen hat. Wenn die Rechnung korrekt an die Verwaltung übermittelt wurde, werden auf diese Weise unter anderem die Informationen zum Rechnungseingang detailliert aufgeführt.
Wenn Sie die Rechnungsabfrage „Mit Authentifizierung“ aufrufen, können Sie alle Ihre Rechnungen einsehen. Sie müssen sich mit einem digitalen Zertifikat authentifizieren, das das in der zu konsultierenden Rechnung enthaltene Dokument enthält: Wenn die Rechnung mit einem Ausweis ausgestellt wurde, müssen Sie sich mit einem digitalen Zertifikat einer natürlichen Person authentifizieren, das den Ausweis enthält; Wenn die Rechnung mit einem CIF ausgestellt wurde, ist eine Authentifizierung mit einem digitalen Zertifikat des Vertreters erforderlich, das dieses CIF enthält.
Andererseits können Sie den Status Ihrer Rechnung auch über die E-Mail-Adresse überprüfen, die Sie beim Versenden der Rechnung über das Zustellungspostfach der Empfangsverwaltung angeben. Statusänderungen, die diese Rechnung erfährt, werden an diese Adresse gesendet.
Aufmerksamkeit! Falls Sie den Status „Registriert“ nicht sehen, bedeutet dies, dass die Rechnung nicht von der Empfangsverwaltung registriert wurde. Wenn die Rechnung die Validierung der elektronischen Signatur nicht besteht oder die Rechnung aus kommerziellen Gründen von der Verwaltung nicht akzeptiert wird, wird im Lieferfeld der Status „Abgelehnt“ und der Grund für die Ablehnung angezeigt. Ebenso liegt es in der Verantwortung des Rechnungsausstellers, den Status der Rechnungen zu prüfen.
HINWEIS : Sobald die Rechnung an e-FACT gesendet wurde, wird sie sofort in die Anwendung geladen. Es kann jedoch einige Minuten dauern, bis diese Suche Ergebnisse liefert. Beachten Sie dies, bevor Sie die Rechnung weiterleiten, da es in diesem Fall zu einer Duplikatierung kommen kann.
Nachfolgend sehen Sie die Zustände, die eine Rechnung ab dem Zeitpunkt des Versendens an den Empfänger durchlaufen kann und die Sie über die Statusabfrage im Zustellpostfach einsehen können. Sowie die Staaten, die Ihnen als Rechnungsaussteller per E-Mail mitgeteilt werden, wobei es sich dabei um die gesetzlich vorgeschriebenen Mindeststaaten handelt. Bei Integration oder Beratung über Web/WS erhalten Sie auch die nicht obligatorischen.
Das heißt das von den Empfängern übermittelt werden können , idealerweise sequentiell und nacheinander, für jede der bei den öffentlichen Verwaltungen hinterlegten Rechnungen, die an e-FACT angeschlossen sind, sind die folgenden:
| Status | Beschreibung | Wird dieser Status per E-Mail an den Absender gemeldet? |
RECHNUNG GESENDET – [an e-FACT] | Der Dienst e-FACT hat die Rechnung den Computersystemen der empfangenden Verwaltung zur Verfügung gestellt und die automatischen Validierungen des e-FACT bestanden. | NEIN. Dies ist kein zwingender Status. |
| REGISTRIERRECHNUNG | Die elektronische Rechnung ist am allgemeinen Rechnungseingangspunkt e-FACT eingegangen und wurde administrativ registriert, wobei dem Lieferanten eine Registrierungsnummer zur Verfügung gestellt wurde. | Ja. |
| RECHNUNG ZUGESTELLT | Die Rechnung wurde vom e-FACT-Dienst durch die Computersysteme der empfangenden Verwaltung erfasst. | NEIN. Dies ist kein zwingender Status. |
| RECHNUNG IN RCF REGISTRIERT | Die elektronische Rechnung ist eingegangen und im Rechnungsbuchhaltungsregister der Empfängerbuchhaltung registriert. | Ja. |
| RECHNUNG AM ZIELORT ERHALTEN | Die elektronische Rechnung ist bei der Verwaltungseinheit eingegangen. | NEIN. Dies ist kein zwingender Status. |
| KONFORME RECHNUNG | Die mit der Rechnung verknüpfte Dienstleistung oder Lieferung wurde validiert. | NEIN. Dies ist kein zwingender Status. |
| ZAHLUNGSVERPFLICHTUNG ABGELEGT | Die aus der Rechnung resultierende Zahlungsverpflichtung wurde anerkannt. | Ja. |
| BEZAHLTE RECHNUNG | Die sich aus der Rechnung ergebende Zahlungsverpflichtung ist erfüllt. | Ja. |
| RECHNUNG ABGELEHNT | Die Rechnung wurde abgelehnt. Der Grund für die Ablehnung können technische Gründe sein, die die Zustellung der Rechnung an den Benutzer verhindern (automatisch von den Computersystemen generiert), oder es kann die empfangende Stelle sein, die die Rechnung aus kommerziellen Gründen ablehnt. Die den Benutzern zur Verfügung stehenden Anwendungen zur elektronischen Rechnungsverwaltung müssen die Generierung dieses Status ermöglichen, damit der Benutzer den Grund für die Ablehnung eingeben kann. Bei jeder Ablehnung, sei es aus technischen oder kommerziellen Gründen, muss dieser Status generiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter: Was sind die wichtigsten technischen Denial-of-Service-Fehlercodes e-FACT | Ja. Die Veröffentlichung dieses Status ist immer dann obligatorisch, wenn bei der Rechnung ein Vorfall festgestellt wird, der deren Bearbeitung verhindert. |
| RECHNUNG UNGÜLTIG | Die Buchhaltung oder Verarbeitungseinheit nimmt den vom Lieferanten vorgelegten Antrag auf Stornierung der elektronischen Rechnung an. | NEIN. Dies ist kein zwingender Status. |
Wenn Sie den Status überprüfen und Ihre Rechnung als „Abgelehnte Rechnung“ angezeigt wird, bedeutet dies, dass der Rechnungsbearbeitungsprozess nicht fortgesetzt wird.
Die Ablehnung kann zwei Gründe haben, kommerzielle oder technische.
- Kommerzielle Gründe:
- Was ist passiert? Der Rechnungsempfänger ist mit deren Inhalt nicht einverstanden und hat die Rechnung unter Angabe des Ablehnungsgrundes abgelehnt. In diesem Fall erscheint die Rechnung vorher als „Einschreiben“.
- Lösung: Wenden Sie sich an das Unternehmen, an das Sie die Rechnung senden, um herauszufinden, warum diese abgelehnt wurde.
- Technische Gründe:
- Was ist passiert? Es war die elektronische Rechnungsplattform, die die Rechnung nicht automatisch akzeptierte.
- Lösung: Überprüfen Sie die Wichtige Ablehnungscodes, um zu sehen, was der Fehler ist und wie man ihn beheben kann.
- Generalitat und ihre abhängigen Stellen: Elektronische Rechnungsunterstützung für Lieferanten der Generalitat:
- Webadressen von Stadträten, Regionalräten, Deputationen (Kommunen)
- Webadressen öffentlicher und privater Universitäten
