Wie erstelle ich als Lieferant eine elektronische Rechnung?

Es gibt eine Reihe kostenloser Lösungen, mit denen Rechnungen erstellt werden können, die anschließend an die katalanischen öffentlichen Verwaltungen gesendet werden können, die über den Dienst e-FACT (allgemeiner Eingangspunkt für elektronische Rechnungen für den öffentlichen Sektor Kataloniens) verfügen .

Kostenlose Lösungen:

• Lösungen erstellen und versenden:
  • e-FACT-Lieferpostfach: Der Dienst e-FACT verfügt über ein frei zugängliches Postfach, mit dem Sie eine Rechnung erstellen, versenden und den Status überprüfen können.
  • EMIX : ist ein Dienst der Generalitat de Catalunya zur kostenlosen Erstellung und Übermittlung von Rechnungen direkt an die Generalitat de Catalunya und ihren abhängigen öffentlichen Sektor über den Dienst e-FACT, ohne dass ein digitales Zertifikat erforderlich ist.
  • B2B Router : Es handelt sich um ein elektronisches Rechnungsportal, mit dem Sie kostenlos elektronische Rechnungen im Facturae-Format erstellen und über den Dienst e-FACT direkt an die katalanischen öffentlichen Verwaltungen senden können.
  • Pimefactura: Lösungen des Arbeitgeberverbands PIMEC, Arbeitgeberverband für kleine und mittlere Unternehmen in Katalonien, mit denen Sie kostenlos und ohne die Notwendigkeit eines digitalen Zertifikats einfach elektronische Rechnungen im Facturae-Format erstellen und unterschreiben können senden Sie sie über den Dienst e-FACT direkt an die katalanischen öffentlichen Verwaltungen. Außerdem können Sie erstellte elektronische Rechnungen hochladen.
• Nur-Erstellen-Lösungen:
  • facturae.gob.es : über die kostenlose Anwendung Verwaltung der elektronischen Rechnungsstellung, die vom Ministerium für Industrie, Tourismus und Handel angeboten wird.
  • FacturaDirecta von Conductiva: Cloud-Dienst, mit dem Sie ganz einfach elektronische Rechnungen im Facturae-Format erstellen können (begrenzt kostenlos).
• Lösungen erstellen und versenden (mit Einschränkungen):
  • CaixaBankFactura (CaixaBank): bietet im ersten Jahr einen kostenlosen manuellen Rechnungserstellungs- und Versandservice.
  • SERES e-FACTURA : bietet einen kostenlosen manuellen Rechnungserstellungs- und Versandservice für Lieferanten, die bis zu drei monatliche Rechnungen versenden.

Nichtfreie Lösungen:

Sie können elektronische Rechnungen auch über die auf dem Markt erhältlichen privaten Plattformen für elektronische Rechnungsstellung erstellen, sofern diese mit dem Dienst e-FACT verbunden sind.

Folgende Plattformen sind derzeit beigetreten:

• Anachron
• Onesait (INDRA)
• B2B-Router (Invinet Systems)
• baVel (Voxel-Gruppe)
• BS-Rechnung (Banc Sabadell)
• CaixaBankRechnung (CaixaBank):
• EdasFacturas (ZeroComa)
• EDIVERSA (Electronic Document Exchange, SL)
• eFACTURE-Serie
• Hazteunafacturae Premium (Pinsel)
• Einfluss Portugal (Generix-Gruppe)
• PIMEFACTURA (PIMEC, Arbeitgeberverband kleiner und mittlerer Unternehmen in Katalonien)
• EDICOM-Plattform
• Seidor
• TS-RECHNUNG

Das von der Generalverwaltung des Staates definierte und im e-FACT-Dienst des AOC implementierte Format der elektronischen Rechnung ist ein XML mit einer Struktur, die als Facturae bekannt ist.

Derzeit werden vom Dienst e-FACT gemäß dem Gesetz 25/2013 vom 27. Dezember zur Förderung der elektronischen Rechnungsstellung und zur Erstellung des Rechnungsbuchhaltungsregisters im öffentlichen Sektor die Versionen 3.2 und 3.2 akzeptiert.

Wenn Sie Rechnungen in einem älteren Format senden, werden diese abgelehnt.

Weitere Einzelheiten zum Formatschema und den Versionen finden Sie im Klartext: http://www.facturae.es .

Warum das XML-Format?

Das Format der Rechnung wird von der Generalverwaltung des Staates festgelegt. Die Tatsache, dass es im XML-Format angefordert wird, liegt daran, dass es sich um ein strukturiertes Format handelt, das Daten enthält und von den Abrechnungscomputersystemen sowohl des Absenders als auch des Empfängers automatisch generiert werden kann. Im Gegensatz dazu ist PDF ein unstrukturiertes Format, das aus einem Bild besteht und manuelle Eingriffe oder einen kostspieligen Prozess erfordert. Das Rechnungsformat akzeptiert nur XML.

HINWEIS : Kostenlose Lösungen zum Erstellen von Rechnungen (B2B Router, Pimefectura...) helfen Ihnen, Rechnungen in diesem Format schnell zu erstellen.

• Durch den Lieferkarton
• Durch kostenlose Lösungen
• Durch fortschrittliche elektronische Rechnungslösungen (nicht kostenlos)

Und... wenn ich wenige Rechnungen mache?

Wenn Sie ein kleines Unternehmen oder ein Lieferant sind und Rechnungen zeitnah ausstellen oder mehrere Rechnungen ausstellen müssen, können einige Bankinstitute dies kostenlos oder zu einem ermäßigten Betrag für Sie erledigen.

Sie können dies auch über kostenlose Lösungen tun: B2B Router, Pimefactura oder Billage

Und... wenn ich viele Rechnungen mache?

Abhängig von der Menge der Rechnungen, die jeden Monat an öffentliche Verwaltungen ausgestellt werden (da derzeit nur die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung an diese Art von Organisation besteht), kann jedes Unternehmen oder jede Organisation entscheiden, ob sie ihr Tool zur elektronischen Rechnungsstellung integrieren möchten mit dem e-FACT-Dienst beurteilen, ob die Investition in die Integration im Vergleich zu anderen Mechanismen zur Erstellung und Zustellung elektronischer Rechnungen (wie B2B Router, Pimefactura oder Billage ) rentabel ist.

Ab AOC empfehlen wir aufgrund der Komplexität dieses Prozesses diese Integration ab 100 Monatsrechnungen. In jedem Fall können auch andere Variablen bei der Entscheidung eine Rolle spielen, wie z. B. der Wunsch des Unternehmens, die Rechnungsstellung zu vereinfachen (alles auf elektronisch umzustellen), ein vielfältiges Portfolio von Kunden der öffentlichen Verwaltung (verbunden mit verschiedenen allgemeinen Eingangspunkten für elektronische Rechnungen), oder andere organisatorische Fragen dazu.

Sie haben das e-FACT-Integrationsantragsformular und die Dokumentation für Lieferanten unter Wie e-FACT integrieren?

Die dem Dienst e-FACT angeschlossenen Verwaltungen bieten eine Lieferbox an, mit der Sie den Status Ihrer Rechnung überprüfen können.

Weitere Informationen finden Sie in den FAQ: So überprüfen Sie den Status einer Rechnung

Das zuständige Ministerium (ab Januar 2022 ist es das Ministerium für Wirtschaft und digitale Transformation) veröffentlicht auf seiner Website die qualifizierten zuverlässigen elektronischen Dienstleister.

Der Link ist https://sedeaplicaciones.minetur.gob.es/Prestadores/

Ebenso gibt es verschiedene digitale Zertifikatsprofile, die für die elektronische Signatur der Rechnung gültig sind:

• Qualifiziertes elektronisches Siegelzertifikat : ermöglicht die elektronische Identifizierung und elektronische Signatur von juristischen Personen, Unternehmen und anderen juristischen Personen. Ermöglicht die digitale Unterzeichnung ohne Angabe von Vertreter- oder Bevollmächtigungsdaten. Es eignet sich besonders für die selbständige Authentifizierung und Signatur in automatisierten Prozessen, beispielsweise der Rechnungserstellung.
• Qualifizierte Zertifikate des gesetzlichen Vertreters natürlicher Personen: Erlauben dem Inhaber, im Namen der juristischen Person oder Organisation zu handeln, der er angehört.
• Zertifikate für natürliche Personen: Gilt für Selbstständige und Freiberufler, wie auch beim elektronischen Personalausweis.

WICHTIG : Wenn Sie Zweifel bezüglich der Unterzeichnung der Rechnung haben, müssen Sie sich an den Support des von Ihnen verwendeten Rechnungserstellungsprogramms wenden.

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