Les administracions adherides al servei e.FACT ofereixen una bústia de lliurament que permet consultar l’estat de la teva factura. Un cop has accedit a la bústia, has d’entrar a la pestanya “Consulteu l’estat”.
Aquesta funcionalitat permet la recerca de factures, enviades prèviament, de cara a consultar el seu estat de tramitació, una a una (ara per ara no existeix la possibilitat de consultar, com a emissor, l’estat de totes les factures enviades a un receptor en concret).
Per consultar l’estat d’una factura has d’informar dels següents camps:
- Número de factura (amb o sense separadors, segons aparegui a la factura)
- NIF/CIF de l’emissor (amb o sense ES, segons aparegui a la factura)
- CIF del receptor (amb o sense ES, segons aparegui a la factura)
- Import de la factura (IVA inclòs) (sense separador de milers)
Atenció! Et recomanem que informis del contingut exactacte que has introduït a l'xml. A continuació la correspondència de camps amb el facturae:
- Número de factura: Facturae/Invoices/Invoice/InvoiceHeader/InvoiceNumber
- NIF/CIF de l’emissor: Facturae/Parties/SellerParty/SellerParty/TaxIdentification/TaxIdentificationNumber
- CIF del receptor: Facturae/Parties/SellerParty/BuyerParty/TaxIdentification/TaxIdentificationNumber
- Import de la factura (IVA inclòs): FActurae/Batch/TotalAmount/TotalExecutableAmount
Una vegada completats aquests camps i prement el botó “Cerca”es realitza la consulta i es mostra l’històric d’estats pels quals ha passat la factura especificada. D’aquesta manera si la factura s’ha lliurat correctament a l’administració, es detalla, entre d’altres, la informació corresponent al registre d’entrada de la factura.
Per altra banda, també pots consultar l’estat de la teva factura a través de l’adreça de correu electrònic que índiques en el moment d’enviar la factura a través de la bústia de lliurament de l’Administració destinatària. A aquesta adreça s'aniran enviant els canvis d'estat que aquesta factura experimenti.
Atenció! En el cas que no visualitzis l’estat “Registrada” això indica que la factura no s’ha registrat per l’Administració destinatària. Si la factura no supera la validació de la signatura electrònica o la factura no és acceptada per l’administració per motius comercials, la bústia de lliurament indicarà l’estat de “Rebutjada” i el motiu del rebuig. Així mateix, és responsabilitat de l’emissor de les factures la consulta de l’estat de les mateixes.
NOTA: Un cop enviada la factura a l'e.FACT aquesta es carrega de manera immediata a l'aplicació, tot i així, és possible que hagin de passar uns minuts fins que aquesta cerca ofereix resultats. Tingues en compte aquest fet, abans de reenviar la factura donat que en aquest cas, aquesta pot quedar duplicada.
A sota pots veure els estats pels quals pot passar una factura des del moment en què l’envies al receptor, i que podràs visualitzar a través de la consulta d’estat a la bústia de lliurament. Així com els estats que et seran notificats per correu electrònic com a emissor d’una factura que seran, els estats mínims obligatoris per Llei. En cas d'integració o consulta via web/WS, rebràs també els no obligatoris.
Els estats que poden ser transmesos pels receptors, idealment de forma seqüencial i successiva, per cadascuna de les factures dipositades a les Administracions Públiques adherides a e.FACT són els següents:
| Estat | Descripció | S’informa a l’emissor aquest estat per correu electrònic? |
|
FACTURA TRAMESA – [a e.FACT] |
El servei e.FACT ha posat la factura a disposició dels sistemes informàtics de l’administració receptora i ha passat les validacions automàtiques de l'e.FACT | No. No es tracta d’un estat obligatori. |
| FACTURA REGISTRADA | La factura Electrònica ha estat rebuda en el punt general d’entrada de factures e.FACT i ha estat registrada administrativament, proporcionant un nombre de registre al proveïdor. | Sí. |
| FACTURA LLIURADA | La factura ha estat recollida del Servei e.FACT pels sistemes informàtics de l’administració receptora. | No. No es tracta d’un estat obligatori. |
| FACTURA REGISTRADA A RCF | La factura electrònica ha estat rebuda i registrada en el registre comptable de factures de l’oficina comptable destinatària. | Sí. |
| FACTURA REBUDA A DESTÍ | La factura electrònica ha estat rebuda per la unitat gestora d'aquesta. | No. No es tracta d’un estat obligatori. |
| FACTURA CONFORMADA | El servei o subministrament associat a la factura ha estat validat. | No. No es tracta d’un estat obligatori. |
| COMPTABILITZADA L’OBLIGACIÓ DE PAGAMENT | L’obligació de pagament derivada de la factura ha estat reconeguda. | Sí. |
| FACTURA PAGADA |
L’obligació de pagament derivada de la factura ha estat realitzat. | Sí. |
| FACTURA REBUTJADA | La factura ha estat rebutjada. El motiu de rebuig poden ser causes tècniques, que impedeixen el lliurament de la factura a l’usuari (generats automàticament pels sistemes informàtics), o pot ser l'ens receptor qui rebutgi la factura per motius comercials. Les aplicacions de gestió de facturació electrònica a disposició dels usuaris, han de permetre la generació d’aquest estat, possibilitant a l’usuari l’entrada del motiu de rebuig. Sempre que es produeixi un rebuig, ja sigui per motius tècnics o comercials, s’haurà de generar aquest estat.
Per a més informació consulta: Quins són els principals codis d’error de rebuig tècnic del servei e.FACT |
Sí. La publicació d’aquest estat és obligatori sempre que es detecti una incidència amb la factura que impedeixi la seva tramitació. |
| FACTURA ANUL·LADA | L’oficina comptable o la unitat tramitadora accepten la sol·licitud d’anul·lació de la factura electrònica, presentada pel proveïdor. | No. No es tracta d’un estat obligatori. |
Si fas la consulta d’estat i la teva factura apareix com a “Factura rebutjada”, significa que la factura no continuarà amb el procés de tramitació.
El rebuig pot ser originat per dos motius, comercials o tècnics.
- Motius comercials:
- Què ha passat? L’ens receptor de la factura no està d’acord amb el contingut d’aquesta i l’ha rebutjada, indicant el motiu del rebuig. En aquest cas la factura apareixerà com a “Registrada” prèviament.
- Solució: contacta amb l’ens al qual estàs enviant la factura per saber per quin motiu l’ha rebutjada.
- Motius tècnics:
- Què ha passat? ha estat la plataforma de factura electrònica que automàticament no ha acceptat la factura.
- Solució: consulta els principals codis de rebuig per veure quin és l’error i com esmenar-lo.
