Pots consultar l'estat de les factures enviades a Consulta
Si accedeixes a la consulta de factures “Sense autenticació”, serà una consulta només d’una factura on hauràs de conèixer certes dades de la factura, concretament:
- Número de factura (amb o sense separadors, segons aparegui a la factura)
- NIF/CIF de l’emissor (amb o sense ES, segons aparegui a la factura)
- CIF del receptor (amb o sense ES, segons aparegui a la factura)
- Import de la factura (IVA inclòs) (sense separador de milers)
Atenció! Et recomanem que informis del contingut exacte que has introduït a l'xml. A continuació la correspondència de camps amb el facturae:
- Número de factura: Facturae/Invoices/Invoice/InvoiceHeader/InvoiceNumber
- NIF/CIF de l’emissor: Facturae/Parties/SellerParty/SellerParty/TaxIdentification/TaxIdentificationNumber
- CIF del receptor: Facturae/Parties/SellerParty/BuyerParty/TaxIdentification/TaxIdentificationNumber
- Import de la factura (IVA inclòs): FActurae/Batch/TotalAmount/TotalExecutableAmount
Una vegada completats aquests camps i prement el botó “Cerca” es realitza la consulta i es mostra l’històric d’estats pels quals ha passat la factura especificada. D’aquesta manera si la factura s’ha lliurat correctament a l’administració, es detalla, entre d’altres, la informació corresponent al registre d’entrada de la factura.
Si accedeixes a la Consulta de factura «Amb autenticació», podràs veure totes les teves factures. Caldrà que t'autentiquis amb un certificat digital que contingui el document inclòs en la factura a consultar: si la factura s'ha emès amb un DNI, caldrà autenticar-se amb un certificat digital de persona física que contingui el DNI; si la factura s'ha emès amb un CIF, caldrà autenticar-se amb un certificat digital de Representant que inclogui aquest CIF.
Per altra banda, també pots consultar l’estat de la teva factura a través de l’adreça de correu electrònic que índiques en el moment d’enviar la factura a través de la bústia de lliurament de l’Administració destinatària. A aquesta adreça s'aniran enviant els canvis d'estat que aquesta factura experimenti.
Atenció! En el cas que no visualitzis l’estat “Registrada” això indica que la factura no s’ha registrat per l’Administració destinatària. Si la factura no supera la validació de la signatura electrònica o la factura no és acceptada per l’administració per motius comercials, la bústia de lliurament indicarà l’estat de “Rebutjada” i el motiu del rebuig. Així mateix, és responsabilitat de l’emissor de les factures la consulta de l’estat d'aquestes.
NOTA: Un cop enviada la factura a l'e-FACT aquesta es carrega de manera immediata a l'aplicació, així i tot, és possible que hagin de passar uns minuts fins que aquesta cerca ofereix resultats. Tingues en compte aquest fet, abans de reenviar la factura donat que en aquest cas, aquesta pot quedar duplicada.
A continuació, pots veure els possibles estats pels quals passa una factura des del moment en què l’envies. Aquests estats es poden consultar a la bústia de lliurament i rebràs notificacions per correu electrònic dels estats mínims obligatoris per llei. Si utilitzes una integració o consulta via web/WS, també podràs rebre els estats no obligatoris.
Els estats que els receptors poden enviar per a cada factura, idealment de manera seqüencial, són els següents:
| Estat | Descripció | S’informa l’emissor aquest estat per correu electrònic? |
|---|---|---|
| FACTURA TRAMESA – [a e-FACT] | El servei e-FACT ha posat la factura a disposició dels sistemes informàtics de l’administració receptora i ha passat les validacions automàtiques de e-FACT | No. No es tracta d’un estat obligatori. |
| FACTURA REGISTRADA | La factura Electrònica ha estat rebuda en el punt general d’entrada de factures e-FACT i ha estat registrada administrativament, proporcionant un nombre de registre al proveïdor. | Sí. |
| FACTURA LLIURADA | La factura ha estat recollida del Servei e-FACT pels sistemes informàtics de l’administració receptora. | No. No es tracta d’un estat obligatori. |
| FACTURA REGISTRADA A RCF | La factura electrònica ha estat rebuda i registrada en el registre comptable de factures de l’oficina comptable destinatària. | Sí. |
| FACTURA REBUDA A DESTÍ | La factura electrònica ha estat rebuda per la unitat gestora d'aquesta. La publicació d’aquest estat no és obligatori. | No. No es tracta d’un estat obligatori. |
| FACTURA CONFORMADA | El servei o subministrament associat a la factura ha estat validat. La publicació d’aquest estat no és obligatori. | No. No es tracta d’un estat obligatori. |
| COMPTABILITZADA L’OBLIGACIÓ DE PAGAMENT | L’obligació de pagament derivada de la factura ha estat reconeguda. | Sí. |
|
FACTURA PAGADA |
L’obligació de pagament derivada de la factura ha estat efectuat. Si tens qualsevol dubte al respecte, o no l'organisme de destí no t'ha fet el pagament, has de contactar amb l'organisme al qual vas enviar la factura. |
Sí. |
| FACTURA REBUTJADA | La factura ha estat rebutjada. El motiu de rebuig poden ser causes tècniques, que impedeixen el lliurament de la factura al destinatari (generats automàticament pels sistemes informàtics), o pot ser el mateix destinatari qui rebutgi la factura per motius comercials. Les aplicacions de gestió de facturació electrònica a disposició dels organismes, han de permetre la generació d’aquest estat, possibilitant a l’organisme indicar el motiu de rebuig. Sempre que es produeixi un rebuig, sigui per motius tècnics o pel destinatari, s’haurà de generar aquest estat. La publicació d’aquest estat és obligatori sempre que es detecti una incidència amb la factura que impedeixi la seva tramitació.
|
Sí. |
| FACTURA ANUL·LADA | L’oficina comptable o la unitat tramitadora accepten la sol·licitud d’anul·lació de la factura electrònica, presentada pel proveïdor. | No. No es tracta d’un estat obligatori. |
Si fas la consulta d’estat i la teva factura apareix com a “Factura rebutjada”, significa que la factura no continuarà amb el procés de tramitació.
El rebuig pot ser originat per dos motius, comercials o tècnics.
-
Motius comercials:
- Què ha passat? L’ens receptor de la factura no està d’acord amb el contingut d’aquesta i l’ha rebutjada, indicant el motiu del rebuig. En aquest cas la factura apareixerà com a “Registrada” prèviament.
- Solució: contacta amb l’ens al qual estàs enviant la factura per saber per quin motiu l’ha rebutjada.
-
Motius tècnics:
- Què ha passat? Ha estat la plataforma de factura electrònica que automàticament no ha acceptat la factura.
- Solució: consulta els principals codis de rebuig per veure quin és l’error i com esmenar-lo.
- Generalitat i els seus organismes dependents: Suport factura electrònica per als proveïdors de la Generalitat:
- Adreces web d'ajuntaments, consells comarcals, diputacions (Organismes locals)
- Adreces web d'universitats públiques i privades