Sie können den Status der in Query gesendeten Rechnungen überprüfen
Wenn Sie auf die Rechnungsabfrage „Ohne Authentifizierung“ zugreifen, handelt es sich um die Abfrage einer einzigen Rechnung, für die Sie bestimmte Rechnungsdetails kennen müssen, insbesondere:
- Rechnungsnummer (mit oder ohne Trennzeichen, wie sie auf der Rechnung erscheint)
- NIF/CIF des Ausstellers (mit oder ohne ES, wie auf der Rechnung angegeben)
- CIF des Empfängers (mit oder ohne ES, wie auf der Rechnung angegeben)
- Rechnungsbetrag (inkl. MwSt.) (ohne Tausendertrennzeichen)
Aufmerksamkeit! Wir empfehlen Ihnen, den genauen Inhalt anzugeben, den Sie in die XML-Datei eingegeben haben. Nachfolgend sehen Sie die Zuordnung der Felder zur Rechnung:
- Rechnungsnummer: Facturae/Invoices/Invoice/InvoiceHeader/InvoiceNumber
- NIF/CIF des Ausstellers: Facturae/Parteien/Verkäuferpartei/Verkäuferpartei/Steueridentifikation/Steueridentifikationsnummer
- CIF des Empfängers: Facturae/Parteien/Verkäuferpartei/Käuferpartei/Steueridentifikation/Steueridentifikationsnummer
- Rechnungsbetrag (inkl. MwSt.): FActurae/Batch/TotalAmount/TotalExecutableAmount
Sobald diese Felder ausgefüllt sind und die Schaltfläche „Suchen“ gedrückt wird, wird die Abfrage ausgeführt und der Verlauf der Zustände angezeigt, die die angegebene Rechnung durchlaufen hat. Auf diese Weise werden, sofern die Rechnung ordnungsgemäß bei der Verwaltung eingegangen ist, unter anderem die dem Rechnungseingangsdatensatz entsprechenden Informationen detailliert dargestellt.
Wenn Sie die Rechnungsabfrage „Mit Authentifizierung“ aufrufen, können Sie alle Ihre Rechnungen einsehen. Sie müssen sich mit einem digitalen Zertifikat authentifizieren, das das in der Rechnung enthaltene Dokument enthält, um es einsehen zu können: Wenn die Rechnung mit einem DNI ausgestellt wurde, müssen Sie sich mit einem digitalen Zertifikat einer natürlichen Person authentifizieren, das den DNI enthält; Wenn die Rechnung mit einem CIF ausgestellt wurde, ist eine Authentifizierung mit einem digitalen Vertreterzertifikat erforderlich, das dieses CIF enthält.
Andererseits können Sie den Status Ihrer Rechnung auch über die E-Mail-Adresse überprüfen, die Sie beim Senden der Rechnung über das Zustellpostfach der Empfängerverwaltung angeben. Alle Statusänderungen, die diese Rechnung erfährt, werden an diese Adresse gesendet.
Aufmerksamkeit! Wenn Sie den Status „Registriert“ nicht sehen, bedeutet dies, dass die Rechnung nicht von der Empfängerverwaltung registriert wurde. Wenn die Rechnung die Validierung der elektronischen Signatur nicht besteht oder aus kommerziellen Gründen von der Verwaltung nicht akzeptiert wird, wird im Zustellpostfach der Status „Abgelehnt“ und der Grund für die Ablehnung angezeigt. Ebenso liegt es in der Verantwortung des Rechnungsausstellers, deren Status zu überprüfen.
HINWEIS : Sobald die Rechnung an e-FACT gesendet wurde, wird sie sofort in die Anwendung geladen. Es kann jedoch einige Minuten dauern, bis diese Suche Ergebnisse liefert. Bedenken Sie dies, bevor Sie die Rechnung erneut senden, da es sich in diesem Fall um eine Duplikatrechnung handeln kann.
Nachfolgend sehen Sie die möglichen Zustände, die eine Rechnung ab dem Zeitpunkt des Absendens durchläuft. Diese Status können Sie im Zustellpostfach einsehen und Sie erhalten E-Mail-Benachrichtigungen über die gesetzlich vorgeschriebenen Mindeststatus. Wenn Sie eine Integration oder Abfrage über Web/WS nutzen, können Sie auch nicht obligatorische Status erhalten.
Die Status, die Empfänger für jede Rechnung idealerweise sequenziell senden können, sind folgende:
| Zustand | Beschreibung | Wird der Aussteller über diesen Status per E-Mail informiert? |
|---|---|---|
| RECHNUNG GESENDET – [an e-FACT] | Der Dienst e-FACT hat die Rechnung den IT-Systemen der empfangenden Verwaltung zur Verfügung gestellt und die automatischen Validierungen von e-FACT bestanden. | NEIN. Dies ist kein zwingender Zustand. |
| REGISTRIERTE RECHNUNG | Die elektronische Rechnung wurde am allgemeinen Rechnungseingangspunkt e-FACT empfangen und administrativ registriert, wobei dem Lieferanten eine Registrierungsnummer zugewiesen wurde. | Ja. |
| RECHNUNG ZUGESTELLT | Die Rechnung wurde vom e-FACT-Dienst durch die Computersysteme der empfangenden Verwaltung abgerufen. | NEIN. Dies ist kein zwingender Zustand. |
| RECHNUNG IM RCF REGISTRIERT | Die elektronische Rechnung wurde empfangen und im Rechnungsbuchhaltungsregister der Empfängerbuchhaltungsstelle erfasst. | Ja. |
| RECHNUNG AM BESTIMMUNGSORT ERHALTEN | Die elektronische Rechnung ist bei der Verwaltungseinheit eingegangen. Die Veröffentlichung dieses Status ist nicht verpflichtend. | NEIN. Dies ist kein zwingender Zustand. |
| BESTÄTIGTE RECHNUNG | Die mit der Rechnung verbundene Dienstleistung oder Lieferung wurde validiert. Die Veröffentlichung dieses Status ist nicht verpflichtend. | NEIN. Dies ist kein zwingender Zustand. |
| ZAHLUNGSVERPFLICHTUNG ABGEBUCHT | Die aus der Rechnung resultierende Zahlungsverpflichtung wurde anerkannt. | Ja. |
| BEZAHLTE RECHNUNG |
Die Zahlungsverpflichtung aus der Rechnung ist erfüllt. Wenn Sie diesbezüglich Zweifel haben oder die Zahlung seitens der Zielorganisation nicht erfolgt ist, müssen Sie sich an die Organisation wenden, an die Sie die Rechnung geschickt haben. |
Ja. |
| RECHNUNG ABGELEHNT | Die Rechnung wurde abgelehnt. Grund für die Ablehnung können technische Ursachen sein, die die Zustellung der Rechnung (automatisch durch Computersysteme erstellt) an den Empfänger verhindern, oder es kann der Empfänger selbst sein, der die Rechnung aus wirtschaftlichen Gründen ablehnt. Die den Organisationen zur Verfügung stehenden Anwendungen zur elektronischen Rechnungsverwaltung müssen die Generierung dieses Status ermöglichen, sodass die Organisation den Grund für die Ablehnung angeben kann. Bei jeder Ablehnung, sei es aus technischen Gründen oder durch den Empfänger, muss dieser Status erzeugt werden. Die Veröffentlichung dieses Status ist immer dann verpflichtend, wenn ein Vorfall mit der Rechnung festgestellt wird, der ihre Bearbeitung verhindert.
|
Ja. |
| Stornierte Rechnung | Das Buchhaltungsbüro oder die Verarbeitungseinheit akzeptiert den Antrag auf Stornierung der vom Lieferanten vorgelegten elektronischen Rechnung. | NEIN. Dies ist kein zwingender Zustand. |
Wenn Sie den Status Ihrer Rechnung prüfen und diese als „Rechnung abgelehnt“ angezeigt wird, bedeutet dies, dass die Rechnung nicht weiter verarbeitet wird.
Die Ablehnung kann zwei Gründe haben: kommerzielle oder technische.
- Kommerzielle Gründe:
- Was ist passiert? Der Rechnungsempfänger ist mit dem Inhalt der Rechnung nicht einverstanden und hat diese unter Angabe des Grundes für die Ablehnung abgelehnt. In diesem Fall wird die Rechnung zuvor als „Registriert“ angezeigt.
- Lösung: Wenden Sie sich an die Stelle, an die Sie die Rechnung senden, um herauszufinden, warum sie abgelehnt wurde.
- Technische Gründe:
- Was ist passiert? Es war die Plattform für elektronische Rechnungen, die die Rechnung automatisch nicht akzeptierte.
- Lösung: Überprüfen Sie die wichtigsten Ablehnungscodes, um zu sehen, was der Fehler ist und wie er behoben werden kann.
- Generalitat und ihre abhängigen Einrichtungen: Unterstützung bei der elektronischen Rechnungsstellung für Lieferanten der Generalitat:
- Website-Adressen von Rathäusern, Kreisräten, Provinzräten (lokale Körperschaften)
- Website-Adressen öffentlicher und privater Universitäten