Die Option „Rechnungserstellung“ ermöglicht die kostenlose Erstellung und Versendung von Rechnungen sowie deren Verwaltung: Änderung, Anzeige und Löschung. Diese Option erfordert eine Identifizierung durch den Benutzer.
Als erstes müssen Sie einen Rechnungsentwurf erstellen . Wenn wir auf die Schaltfläche zum Erstellen des Entwurfs klicken, zeigt das Tool die Registerkarten der Hauptblöcke an, die zum Erstellen einer Rechnung erforderlich sind:
- Allgemeine Daten : Wir finden die „Kopfdaten“ jeder Rechnung.
- Aussteller der Rechnung
- Wir sind Rechnungsempfänger
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Andere
- Zeilen: In diesem Abschnitt werden die Details eines in Rechnung gestellten Artikels, einer Dienstleistung oder eines Konzepts angegeben. Enthält wichtige Informationen wie Produkt- oder Servicebeschreibung, Menge, Stückpreis und Gesamtsumme für diese Zeile. Rechnungszeilen werden verwendet, um die mit jedem in einer Rechnung enthaltenen Artikel verbundenen Kosten oder Gebühren aufzuschlüsseln.
- Zuschläge und Rabatte:
- Gebühren: Gebühren sind Beträge, die zu den Kosten eines Produkts oder einer Dienstleistung auf einer Rechnung hinzugerechnet werden. Gebühren werden normalerweise als positiver Betrag ausgewiesen und zur Rechnungszwischensumme addiert, um den endgültigen zu zahlenden Gesamtbetrag zu ermitteln. Es erscheint in der Rechnungszusammenfassung.
- Rabatte: Rabatte hingegen sind Ermäßigungen oder Abzüge auf den ursprünglichen Preis eines Produkts oder einer Dienstleistung auf einer Rechnung. Rabatte werden als Festbetrag ausgedrückt. Rabatte werden von der Zwischensumme der Rechnung abgezogen, um den endgültigen Gesamtbetrag zu berechnen. Es erscheint in der Rechnungszusammenfassung.
- Zahlungstermine : ist die Frist, bis zu der die Zahlung voraussichtlich erfolgen wird. Es können mehrere Zahlungstermine (Fälligkeitstermine) definiert werden. Die Summe aller Fälligkeiten muss mit der Gesamtsumme der Rechnung übereinstimmen.
- Zusammenfassung: Dieser Abschnitt bietet eine vollständige Zusammenfassung der gesamten Rechnungsberechnungen. Dieser Abschnitt ist wichtig, da er einen klaren Überblick über die Kosten und Zahlungen im Zusammenhang mit der Geschäftstransaktion bietet
Sie dürfen den Rechnungsentwurf nicht speichern, wenn nicht alle erforderlichen Daten vollständig sind oder der Rechnungsentwurf Fehler enthält. Wenn der Entwurf Fehler aufweist oder Pflichtdaten fehlen, werden die fehlerhaften Felder und auch die Registerkarte rot markiert, damit Sie sie identifizieren können.
Vor der Rechnungserstellung müssen wir den Rechnungssteller registrieren. Die Emittenten werden im Bereich „ Mein Konto “ -> „Emissionsdaten“ registriert
Hinweis : Die Mailbox e-FACT ist für inländische natürliche/juristische Personen bestimmt. Wenn Sie nicht über NIF oder CIF verfügen, können Sie andere Lösungen zur Erstellung elektronischer Rechnungen nutzen.
Im Dropdown-Menü „Aussteller“ müssen Sie unter den von uns registrierten Ausstellern den Aussteller der Rechnung auswählen, die wir erstellen möchten.
Um anzugeben, wer der Rechnungsempfänger sein soll, wählen Sie einfach im Feld „ Empfängereinheit “ die juristische Person aus, die die Rechnung erhalten soll.
Durch Angabe von 3 der Buchstaben, die die Entität identifizieren, wird eine Liste mit allen Entitäten angezeigt, die die 3 gemeldeten Buchstaben enthalten.
Sobald die Stelle, die die Rechnung erhält, ausgewählt wurde, müssen wir die DIR3-Codes auswählen, die dem Kodierungssystem entsprechen, das zur Identifizierung von Verwaltungseinheiten und anderen Einheiten der öffentlichen Verwaltung verwendet wird. Konkret müssen wir Folgendes auswählen:
- Das Buchhaltungsbüro
- Das Leitungsorgan
- Die Verarbeitungseinheit
Um die DIR3-Codes der Verwaltungseinheit auszuwählen, an die wir die Rechnung richten, klicken Sie auf:
Und es wird ein neues Fenster mit der Liste der von dieser Entität definierten DIR3-Codes angezeigt.
Wählen Sie die Zeile aus, die die Einheit definiert, an die die Rechnung gerichtet sein soll. Diese Zeile wird dann in den Rechnungsentwurf geladen:
HINWEIS: Für eine Entität sind möglicherweise keine DIR3-Codes in e-FACT definiert. Im Moment gibt der Dienst e-FACT keine Fehler zurück und akzeptiert Rechnungen ohne die DIR3-Codes des Unternehmens, aber bald werden diese obligatorisch sein.
Wählen Sie im Reiter „Allgemeine Daten“ im Block „Rechnungsdaten“ in der Dropdown-Liste „Art des Dokuments“ aus: Rechnung korrigieren
Es erscheint der Block „ Zu berichtigende Rechnungsdaten “, der die notwendigen Daten enthält, um eine Rechnung berichtigen zu können.
Im Reiter „Allgemeine Daten“ wird durch einen Klick auf „Zusatzdaten“ der komplette Block an Zusatzdaten angezeigt, die eine Rechnung enthalten kann. In diesem Block finden wir das Feld zur Angabe der Bestellnummer.
Im Reiter „Allgemeine Daten“ wird durch einen Klick auf „Zusatzdaten“ der komplette Block an Zusatzdaten angezeigt, die eine Rechnung enthalten kann. In diesem Blog finden wir das Feld zum Melden der Dateinummer, mit der die Rechnung verknüpft ist.
Im Reiter „Allgemeine Daten“ wird durch einen Klick auf „Zusatzdaten“ der komplette Block an Zusatzdaten angezeigt, die eine Rechnung enthalten kann. In diesem Blog finden wir das Feld zur Meldung von Rechtstexten oder Rechtsverweisen.
Im Reiter „Allgemeine Daten“ wird durch einen Klick auf „Zusatzdaten“ der komplette Block an Zusatzdaten angezeigt, die eine Rechnung enthalten kann. In diesem Blog finden wir das Feld zur Angabe bestimmter allgemeiner Informationen, die Sie an die Entität übertragen möchten.
Sobald wir die „ Allgemeinen Daten “ der Rechnung mitgeteilt haben, ist es notwendig, die Einzelheiten der abzurechnenden Konzepte mitzuteilen. Es müssen so viele Zeilen erstellt werden, wie verschiedene Konzepte in Rechnung gestellt werden sollen.
Für jede Zeile müssen Sie Folgendes melden:
- Konzept für das, was Sie abrechnen möchten
- Menge
- Maßeinheiten
- Einzelpreis
- Steuern, die für dieses Konzept gelten (21 %, 10 %, 4 % oder 0 %)
- Bruttobetrag, der sich aus Menge x Stückpreis ergibt
- Sie müssen so viele Angaben machen, wie Konzepte der Rechnung entsprechen
- Durch Klicken auf das Symbol in jeder Zeile können Sie die zusätzlichen Daten pro Zeile melden: Bestellung, Datei und Lieferschein:
Ja, für jedes Detail können Sie den entsprechenden Steuersatz auswählen.
Auf der Registerkarte „Zusammenfassung“ können wir die Gesamtbeträge nach Steuersatz geordnet sehen:
Im Abschnitt „Zeilen“ können Sie sowohl die persönliche Einkommenssteuer als auch den Äquivalenzzuschlag (RE) für jede Rechnungszeile angeben.
Klicken Sie für jede der im Reiter „Zeilen“ definierten Rechnungszeilen auf das Symbol , können die Daten der Referenzen der Linien einschließlich des Lieferscheins gemeldet werden.
Klicken Sie für jede der im Reiter „Zeilen“ definierten Rechnungszeilen auf das Symbol können die Referenzdaten der Linien inklusive der Bestellnummer gemeldet werden.
Sie muss nicht in die Zeile aufgenommen werden, wenn sie bereits in den allgemeinen Daten gemeldet wird, es sei denn, die Zeile hat eine andere Bestellnummer als die in den allgemeinen Daten gemeldete.
Klicken Sie für jede der im Reiter „Zeilen“ definierten Rechnungszeilen auf das Symbol können die Daten der Zeilenbezüge einschließlich des Aktenzeichens gemeldet werden.
Sie müssen es nicht in die Zeile aufnehmen, wenn es bereits in den allgemeinen Daten gemeldet wurde, es sei denn, die Zeile hat eine andere Fallnummer als die in den allgemeinen Daten gemeldete.
In jeder Zeile wird das letzte Vorzeichen des Bruttobetrags durch das Vorzeichen des Einheitspreises festgelegt. Damit eine Rechnung ein negatives Vorzeichen hat, muss die Summe der Bruttobeträge der Zeilen negativ sein.
Um ein Gebühren- oder Rabattkonzept auf der Rechnung anzugeben, gehen Sie zur Registerkarte „ Gebühren und Rabatte “ und fügen Sie so viele Gebühren und/oder Rabatte hinzu, wie für die Aufnahme in die Rechnung erforderlich sind.
Um eine Gebühr oder einen Rabatt zu melden, müssen Sie Folgendes angeben:
- Beschreibung (der Gebühr oder des Rabatts)
- Betrag (in € der Zu- oder Abschläge)
Zuschläge und Rabatte gelten für die gesamte Rechnung und werden auf den Gesamtnettobetrag angerechnet. In der „Zusammenfassung“ werden die Rechnungssummen einschließlich der angewendeten Gebühren und Rabatte angezeigt.
Es können nur die folgenden Zahlungsarten versendet werden, verfügbar unter „Zahlungsdetails“
Wenn Sie als Zahlungsart „ Überweisung “ auswählen, müssen Sie die IBAN oder das Bankkonto angeben, auf das die Überweisung erfolgen soll.
Im Reiter „Zahlungsdaten“ können Sie alle mit dem Empfänger vereinbarten Fälligkeitstermine zur Ausführung der entsprechenden Zahlungen hinterlegen.
Die Summe aller Fälligkeiten muss der Gesamtsumme der Rechnung entsprechen.
