Erstellen von Rechnungen im e-FACT-Postfach

Als Erstes müssen Sie einen Rechnungsentwurf erstellen . Wenn wir auf die Schaltfläche zum Erstellen des Entwurfs klicken, zeigt das Tool die Registerkarten der wichtigsten Blöcke an, die zum Erstellen einer Rechnung erforderlich sind:

• Allgemeine Daten : Wir finden die „Kopfdaten“ jeder Rechnung.
  • Rechnungssteller
  • Rechnungsempfängerorganisation
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Sonstiges
• Zeilen: In diesem Abschnitt werden die Details eines in Rechnung gestellten Artikels, einer Dienstleistung oder eines Konzepts angegeben. Es enthält wichtige Informationen wie die Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung, die Menge, den Stückpreis und den Gesamtbetrag für diese Zeile. Rechnungspositionen werden verwendet, um die Kosten oder Gebühren aufzuschlüsseln, die mit den einzelnen in einer Rechnung enthaltenen Posten verbunden sind.
• Gebühren und Ermäßigungen:
  • Gebühren: Gebühren sind Beträge, die zu den Kosten eines Produkts oder einer Dienstleistung auf einer Rechnung hinzugefügt werden. Gebühren werden normalerweise als positiver Betrag angegeben und zum Zwischenbetrag der Rechnung addiert, um den endgültigen Gesamtbetrag zu ermitteln. Es wird in der Rechnungszusammenfassung angezeigt.
  • Rabatte: Rabatte hingegen sind Ermäßigungen oder Abzüge, die auf die ursprünglichen Kosten eines Produkts oder einer Dienstleistung auf einer Rechnung angewendet werden. Rabatte werden als Festbetrag angegeben. Rabatte werden vom Zwischenbetrag der Rechnung abgezogen, um den endgültigen zu zahlenden Gesamtbetrag zu berechnen. Es wird in der Rechnungszusammenfassung angezeigt.
• Zahlungsdetails : Dies ist die Frist, bis zu der die Zahlung voraussichtlich erfolgen wird. Es können mehrere Zahlungstermine (Fälligkeitsdaten) definiert werden. Die Summe aller Fälligkeitstermine muss mit der Rechnungssumme übereinstimmen.
• Zusammenfassung: Dieser Abschnitt bietet eine vollständige Zusammenfassung der gesamten Rechnungsberechnungen. Dieser Abschnitt ist wichtig, da er einen klaren Überblick über die mit der Geschäftstransaktion verbundenen Kosten und Zahlungen bietet.

Eine Speicherung des Rechnungsentwurfs ist nicht zulässig, wenn nicht alle erforderlichen Angaben vollständig gemacht wurden oder der Entwurf Fehler enthält. Falls der Entwurf Fehler enthält oder Pflichtfelder fehlen, werden die fehlerhaften Felder sowie die Registerkarte rot markiert, sodass Sie diese leicht erkennen können.

Vor der Rechnungserstellung muss bei uns der Rechnungsaussteller registriert sein. Die Registrierung als Emittent erfolgt im Bereich „ Mein Konto “ -> „Emissionsdaten“.

Hinweis : Das Postfach e-FACT ist für nationale Einzelpersonen/juristische Personen bestimmt. Wenn Sie weder über eine NIF noch über CIF verfügen, können Sie andere Lösungen zum Erstellen elektronischer Rechnungen verwenden.

In der Dropdown-Liste „Aussteller“ müssen Sie aus den von uns registrierten Ausstellern den Aussteller der Rechnung auswählen, die wir erstellen möchten.

Um anzugeben, wer der Rechnungsempfänger sein soll, wählen Sie im Feld „ Empfänger “ einfach die Organisation aus, die die Rechnung erhalten soll.

Durch Eingabe von 3 der Buchstaben, die die Entität identifizieren, wird eine Liste mit allen Verwaltungen angezeigt, die die 3 angegebenen Buchstaben enthalten.

Nachdem die Stelle, an die die Rechnung geht, ausgewählt wurde, müssen wir die DIR3-Codes auswählen, die dem Kodierungssystem entsprechen, das zur Identifizierung von Verwaltungseinheiten und anderen Stellen der öffentlichen Verwaltung verwendet wird. Konkret müssen wir Folgendes wählen:

• Das Rechnungsbüro
• Das Leitungsorgan
• Die Verarbeitungseinheit

Um die DIR3-Codes der Verwaltungseinheit auszuwählen, an die wir die Rechnung adressieren, klicken Sie auf:

Außerdem wird ein neues Fenster mit der Liste der DIR3-Codes geöffnet, die diese Entität definiert hat.

Wählen Sie die Zeile aus, die die Einheit definiert, an die die Rechnung gerichtet sein soll. Diese Zeile wird dann in den Rechnungsentwurf geladen:

HINWEIS: Eine Entität verfügt möglicherweise nicht über in e-FACT definierte DIR3-Codes. Derzeit gibt der Dienst e-FACT keine Fehler zurück und akzeptiert eine Rechnung ohne die DIR3-Codes der Organisation, diese werden jedoch bald obligatorisch sein.

Wählen Sie auf der Registerkarte „Allgemeine Daten“ im Block „Rechnungsdaten“ in der Dropdown-Liste „Dokumenttyp“ die Option „Berichtigungsrechnung“ aus.

Es wird der Block „ Zu berichtigende Rechnungsdaten “ angezeigt, der die für die Berichtigung einer Rechnung notwendigen Daten enthält.

Klicken Sie im Reiter „Allgemeine Daten“ auf „Zusätzliche Daten“, um den kompletten Block an zusätzlichen Daten anzuzeigen, die eine Rechnung enthalten kann. In diesem Block finden wir das Feld zur Angabe der Bestellnummer.

Klicken Sie im Reiter „Allgemeine Daten“ auf „Zusätzliche Daten“, um den kompletten Block an zusätzlichen Daten anzuzeigen, die eine Rechnung enthalten kann. In diesem Block finden wir das Feld zur Angabe der Dateinummer, der die Rechnung zugeordnet ist.

Klicken Sie im Reiter „Allgemeine Daten“ auf „Zusätzliche Daten“, um den kompletten Block an zusätzlichen Daten anzuzeigen, die eine Rechnung enthalten kann. In diesem Block finden wir das Feld zur Angabe von Rechtstexten oder Rechtsverweisen.

Klicken Sie im Reiter „Allgemeine Daten“ auf „Zusätzliche Daten“, um den kompletten Block an zusätzlichen Daten anzuzeigen, die eine Rechnung enthalten kann. In diesem Block finden wir das Feld zur Angabe bestimmter allgemeiner Informationen, die Sie an die Organisation übermitteln möchten.

Nachdem wir die „ Allgemeinen Daten “ der Rechnung gemeldet haben, müssen wir die Einzelheiten der in Rechnung zu stellenden Artikel melden. Sie müssen so viele Zeilen erstellen, wie unterschiedliche Konzepte in Rechnung gestellt werden sollen.

Für jede Zeile müssen Sie Folgendes angeben:

• Konzept für das, was Sie in Rechnung stellen möchten
• Menge
• Maßeinheiten
• Stückpreis
• Steuern, die auf dieses Konzept anfallen (21 %, 10 %, 4 % oder 0 %)
• Bruttobetrag, der sich aus Menge x Stückpreis ergibt

• Sie müssen so viele Details angeben, wie den Konzepten der Rechnung entsprechen.
• Durch Klicken auf das Symbol in jeder Zeile können pro Zeile zusätzliche Daten gemeldet werden: Bestellung, Datei und Lieferschein:

Ja, für jede Angabe können Sie den entsprechenden Steuersatz auswählen.

Auf der Registerkarte „Zusammenfassung“ werden die Gesamtbeträge nach Steuerart aufgeschlüsselt angezeigt:

Im Abschnitt „Zeilen“ können Sie sowohl die Einkommensteuer als auch den Äquivalenzzuschlag (RE) melden, der den einzelnen Rechnungszeilen entspricht.

Klicken Sie für jede der in der Registerkarte „Zeilen“ definierten Rechnungszeilen auf das Symbol können die Daten der Leitungsbezüge inklusive Lieferschein gemeldet werden.

Klicken Sie für jede der in der Registerkarte „Zeilen“ definierten Rechnungszeilen auf das Symbol können die Daten der Leitungsbezüge inklusive der Bestellnummer gemeldet werden.

Es ist nicht erforderlich, sie in die Zeile aufzunehmen, wenn sie bereits in den allgemeinen Daten gemeldet wurde, es sei denn, die Zeile hat eine andere Bestellnummer als die, die in den allgemeinen Daten gemeldet wurde.

Klicken Sie für jede der in der Registerkarte „Zeilen“ definierten Rechnungszeilen auf das Symbol können die Daten der Zeilenverweise inklusive der Dateinummer gemeldet werden.

Es ist nicht erforderlich, es in die Zeile aufzunehmen, wenn es bereits in den allgemeinen Daten gemeldet wurde, es sei denn, die Zeile hat eine andere Dateinummer als die, die in den allgemeinen Daten gemeldet wurde.

In jeder der Zeilen wird das letzte Vorzeichen des Bruttobetrages durch das Vorzeichen des Einzelpreises festgelegt. Damit eine Rechnung ein negatives Vorzeichen hat, muss die Summe der Bruttobeträge der Zeilen negativ sein.

Um ein Gebühren- oder Rabattkonzept auf der Rechnung auszuweisen, müssen Sie auf die Registerkarte „ Gebühren und Rabatte “ gehen und so viele Gebühren und/oder Rabatte hinzufügen, wie in die Rechnung aufgenommen werden sollen.

Um eine Zu- oder Abschlagszahlung zu melden, müssen Sie folgende Angaben machen:

• Beschreibung (des Zuschlags bzw. Rabatts)
• Betrag (in € des Zu- bzw. Abschlages)

Zuschläge und Rabatte verstehen sich jeweils für die gesamte Rechnung und werden auf den Gesamtnettobetrag angerechnet. In der „Zusammenfassung“ werden die Rechnungsbeträge einschließlich der gewährten Gebühren und Rabatte angezeigt.

Es können ausschließlich die folgenden, unter „Zahlungsdetails“ verfügbaren Zahlungsarten übermittelt werden:

Wenn Sie als Zahlungsart „ Überweisung “ auswählen, ist die Angabe der IBAN bzw. des Bankkontos, auf das die Überweisung erfolgen soll, erforderlich.

Im Reiter „Zahlungsdetails“ können Sie sämtliche mit dem Empfänger vereinbarten Fälligkeitstermine für die entsprechenden Zahlungen hinterlegen.

Die Summe aller Fälligkeitstermine muss der Rechnungssumme entsprechen.

Sobald Sie die Änderungen gespeichert haben und keine Pflichtfelder mehr übrig sind, können Sie die Zusammenfassung des Entwurfs anzeigen.

Auf diesem Bildschirm können Sie im Abschnitt „Aktionen“ Dokumente über das Clip-Symbol anhängen.

Durchsuchen Sie Ihr Gerät, um das Dokument auszuwählen, das Sie anhängen möchten. Erlaubte Dateitypen sind pdf, doc, docx, xls, xlsx, odt, ods, txt, csv, jpg, jpeg.

Drücken Sie nach der Auswahl auf „Akzeptieren“ und das Dokument wird angehängt.

Sobald Sie die Änderungen gespeichert haben und keine Pflichtfelder mehr übrig sind, können Sie die Zusammenfassung des Entwurfs anzeigen.

Rechts neben dieser Zusammenfassung werden Ihnen verschiedene Aktionen angezeigt. Zum Senden müssen Sie auf das Papierflieger-Symbol drücken .