إنشاء الفواتير في صندوق البريد e-FACT

أول شيء يجب فعله هو إنشاء مسودة فاتورة. عندما نضغط على زر إنشاء المسودة، تعرض الأداة علامات تبويب الكتل الرئيسية المطلوبة لإنشاء فاتورة:

• البيانات العامة : سنجد البيانات "الرأسية" لأي فاتورة.
  • مصدر الفاتورة
  • نحن متلقي الفاتورة
  • رقم الفاتورة
  • تاريخ الفاتورة
  • آحرون

• الخطوط: يتم في هذا القسم تحديد تفاصيل الصنف أو الخدمة أو المفهوم الذي تمت فوترته. يحتوي على معلومات مهمة مثل وصف المنتج أو الخدمة، والكمية، وسعر الوحدة، والإجمالي لهذا السطر. يتم استخدام بنود الفاتورة لتقسيم التكاليف أو الرسوم المرتبطة بكل عنصر مدرج في الفاتورة.
• الرسوم والخصومات:
  • الرسوم: الرسوم هي المبالغ التي تتم إضافتها إلى تكلفة المنتج أو الخدمة في الفاتورة. تظهر الرسوم عادةً كمبلغ موجب ويتم إضافتها إلى الإجمالي الفرعي للفاتورة لتحديد الإجمالي النهائي الواجب دفعه. يظهر في ملخص الفاتورة.
  • الخصومات: الخصومات، من ناحية أخرى، هي تخفيضات أو خصومات يتم تطبيقها على التكلفة الأصلية للمنتج أو الخدمة في الفاتورة. يتم التعبير عن الخصومات كمبلغ ثابت. يتم طرح الخصومات من الإجمالي الفرعي للفاتورة لحساب الإجمالي النهائي المستحق الدفع. يظهر في ملخص الفاتورة.
• تواريخ الدفع : هو الموعد النهائي الذي من المتوقع أن يتم السداد بحلوله. يمكن تحديد أكثر من تاريخ سداد (تاريخ الاستحقاق). يجب أن يتطابق إجمالي جميع تواريخ الاستحقاق مع إجمالي الفاتورة.
• ملخص: يقدم هذا القسم ملخصًا كاملاً لحسابات إجمالي الفاتورة. يعد هذا القسم مهمًا لأنه يقدم نظرة عامة واضحة على التكاليف والمدفوعات المتعلقة بالمعاملة التجارية

لا يسمح لك بحفظ مسودة الفاتورة إذا لم يتم استكمال جميع البيانات المطلوبة أو إذا كانت المسودة تحتوي على أخطاء. إذا كانت المسودة تحتوي على أخطاء أو بيانات إلزامية مفقودة، فسيتم وضع علامة على الحقول التي تحتوي على خطأ وكذلك علامة التبويب باللون الأحمر، حتى تتمكن من التعرف عليها.

قبل إنشاء الفاتورة، يجب علينا تسجيل الجهة المصدرة للفاتورة. يتم تسجيل جهات الإصدار في " حسابي " -> قسم "بيانات الإصدار".

ملاحظة : صندوق البريد e-FACT مخصص للأفراد الوطنيين/الكيانات القانونية. إذا لم يكن لديك NIF أو CIF، يمكنك استخدام حلول أخرى لإنشاء الفواتير الإلكترونية .

في القائمة المنسدلة لجهة الإصدار، ستحتاج إلى الاختيار من بين جهات الإصدار التي قمنا بتسجيلها، وهو مصدر الفاتورة التي نريد إنشاءها.

لتحديد من سيكون مستلم الفاتورة، ما عليك سوى اختيار الكيان الذي سيتلقى الفاتورة في حقل " الكيان المستلم ".

من خلال الإشارة إلى 3 من الحروف التي تحدد هوية الكيان، سيتم عرض قائمة بجميع الكيانات التي تحتوي على الحروف الثلاثة المبلغ عنها.

بمجرد اختيار الجهة التي تتلقى الفاتورة، يجب علينا تحديد رموز DIR3، والتي تتوافق مع نظام الترميز المستخدم لتحديد الوحدات الإدارية وكيانات الإدارة العامة الأخرى. وعلى وجه التحديد، علينا أن نختار:

• مكتب المحاسبة
• الهيئة الإدارية
• وحدة المعالجة

لاختيار رموز DIR3 الخاصة بالوحدة الإدارية التي نوجه إليها الفاتورة اضغط:

وسيتم عرض نافذة جديدة بقائمة رموز DIR3 المحددة من قبل هذا الكيان.

حدد الصف الذي يحدد الوحدة التي يجب أن توجه إليها الفاتورة، وسيكون هذا الصف هو الذي سيتم تحميله في مسودة الفاتورة:

ملاحظة: قد لا يكون لدى الكيان رموز DIR3 محددة في e-FACT. في الوقت الحالي، خدمة e-FACT لا تقوم بإرجاع أي أخطاء وتقبل فاتورة بدون رموز DIR3 الخاصة بالجهة، ولكنها ستصبح إلزامية قريبًا.

في علامة التبويب "بيانات عامة"، في كتلة "بيانات الفاتورة"، حدد من القائمة المنسدلة "نوع المستند": تصحيح الفاتورة

سيتم عرض كتلة " بيانات الفاتورة المراد تصحيحها "، والتي تحتوي على البيانات اللازمة لتتمكن من تصحيح الفاتورة.

في علامة التبويب "البيانات العامة"، سيؤدي النقر فوق "بيانات إضافية" إلى عرض المجموعة الكاملة من البيانات الإضافية التي يمكن أن تحتويها الفاتورة. في هذه الكتلة سنجد الحقل لإبلاغ رقم الطلب.

في علامة التبويب "البيانات العامة"، سيؤدي النقر فوق "بيانات إضافية" إلى عرض المجموعة الكاملة من البيانات الإضافية التي يمكن أن تحتويها الفاتورة. سنجد في هذه المدونة الحقل للإبلاغ عن رقم الملف المرتبط به الفاتورة.

في علامة التبويب "البيانات العامة"، سيؤدي النقر فوق "بيانات إضافية" إلى عرض المجموعة الكاملة من البيانات الإضافية التي يمكن أن تحتويها الفاتورة. سنجد في هذه المدونة مجالا للإبلاغ عن النصوص القانونية أو المراجع القانونية.

في علامة التبويب "البيانات العامة"، سيؤدي النقر فوق "بيانات إضافية" إلى عرض المجموعة الكاملة من البيانات الإضافية التي يمكن أن تحتويها الفاتورة. في هذه المدونة سنجد الحقل الذي يشير إلى بعض المعلومات العامة التي تريد نقلها إلى الجهة.

بمجرد أن نقوم بإبلاغ " البيانات العامة " الخاصة بالفاتورة، فمن الضروري إبلاغنا بتفاصيل المفاهيم التي سيتم إصدار فاتورة بها. سيكون من الضروري إنشاء العديد من الخطوط مثل المفاهيم المختلفة التي سيتم إصدار فاتورة بها.

يجب الإبلاغ عن كل سطر:

• مفهوم لما تريد إصدار فاتورة به
• كمية
• وحدات القياس
• سعر الوحدة
• الضرائب التي تنطبق على هذا المفهوم (21%، 10%، 4% أو 0%)
• المبلغ الإجمالي، الذي يتم الحصول عليه من الكمية × سعر الوحدة

• يجب عليك تضمين أكبر عدد ممكن من التفاصيل بقدر ما تتوافق المفاهيم مع الفاتورة
• من خلال النقر على الأيقونة الموجودة في كل سطر، يمكنك الإبلاغ عن البيانات الإضافية لكل سطر: الطلب والملف ومذكرة التسليم:

نعم، كل التفاصيل تسمح لك باختيار معدل الضريبة المناسب لها.

في علامة التبويب "الملخص" يمكننا رؤية الإجماليات مصنفة حسب نوع الضريبة:

في قسم البنود، يمكنك الإبلاغ عن كل من ضريبة الدخل الشخصي ورسوم المعادلة الإضافية (RE) المقابلة لكل سطر من الفاتورة.

لكل بنود الفاتورة المحددة في علامة التبويب "البنود"، من خلال النقر على الأيقونة ، يمكن الإبلاغ عن بيانات مراجع السطور بما في ذلك مذكرة التسليم.

لكل بنود الفاتورة المحددة في علامة التبويب "البنود"، من خلال النقر على الأيقونة ، يمكن الإبلاغ عن البيانات المرجعية للخطوط، بما في ذلك رقم الطلب.

ولا يلزم تضمينه في البند إذا تم الإبلاغ عنه بالفعل في البيانات العامة، إلا إذا كان للبند رقم أمر مختلف عن ذلك المبلغ عنه في البيانات العامة.

لكل بنود الفاتورة المحددة في علامة التبويب "البنود"، من خلال النقر على الأيقونة ، يمكن الإبلاغ عن بيانات مراجع السطر، بما في ذلك رقم الملف.

ولا تحتاج إلى إدراجه على السطر إذا كان قد تم الإبلاغ عنه بالفعل في البيانات العامة، إلا إذا كان السطر يحتوي على رقم حالة مختلف عن الذي تم الإبلاغ عنه في البيانات العامة.

وفي كل سطر يتم تحديد العلامة النهائية للمبلغ الإجمالي بعلامة سعر الوحدة. لكي تحتوي الفاتورة على علامة سالبة، يجب أن يكون مجموع المبالغ الإجمالية للبنود سالبًا.

للإبلاغ عن مفهوم الرسوم أو الخصم في الفاتورة، يجب عليك الانتقال إلى علامة التبويب " الرسوم والخصومات "، وإضافة أكبر عدد ممكن من الرسوم و/أو الخصومات اللازمة لتضمينها في الفاتورة.

للإبلاغ عن رسوم أو خصم، يجب الإشارة إلى:

• الوصف (للرسوم أو الخصم)
• المبلغ (باليورو من الرسوم أو الخصم)

تنطبق الرسوم والخصومات على الفاتورة بأكملها، ويتم تطبيقها على إجمالي المبلغ الصافي. سيظهر "الملخص" إجماليات الفاتورة بما في ذلك الرسوم والخصومات المطبقة.

يمكن إرسال نماذج الدفع التالية فقط، المتوفرة في "بيانات الدفع"

إذا قمت بتحديد " تحويل " كطريقة للدفع، فيجب عليك إكمال رقم الحساب المصرفي الدولي (IBAN) أو الحساب البنكي الذي سيتم إجراء التحويل فيه.

في علامة التبويب "بيانات الدفع"، يمكنك إضافة جميع تواريخ الاستحقاق المتفق عليها مع المستلم لإجراء الدفعات المقابلة.

يجب أن يتوافق مجموع جميع تواريخ الاستحقاق مع إجمالي الفاتورة.