A opção “Criação de faturas” permite a criação e envio de faturas gratuitamente, bem como a sua gestão: modificação, visualização e eliminação. Esta opção requer identificação por parte do usuário.
A primeira coisa a fazer é criar um projeto de fatura. Ao clicar no botão para criar o rascunho, a ferramenta mostra as abas dos principais blocos necessários para criar uma fatura:
- Dados gerais : encontraremos os dados do “cabeçalho” de qualquer fatura.
- Emissor da fatura
- Somos o destinatário da fatura
- Número da fatura
- Data da fatura
- outros
- Linhas: nesta seção são especificados os detalhes de um item, serviço ou conceito faturado. Contém informações importantes como descrição do produto ou serviço, quantidade, preço unitário e total dessa linha. As linhas da fatura são usadas para detalhar os custos ou encargos associados a cada item incluído em uma fatura.
- Encargos e descontos:
- Encargos: Encargos são valores adicionados ao custo de um produto ou serviço em uma fatura. Os encargos geralmente são mostrados como um valor positivo e adicionados ao subtotal da fatura para determinar o total final a pagar. Ele aparece no Resumo da fatura.
- Descontos: Os descontos, por outro lado, são reduções ou deduções aplicadas ao custo original de um produto ou serviço em uma fatura. Os descontos são expressos como um valor fixo. Os descontos são subtraídos do subtotal da fatura para calcular o total final a pagar. Ele aparece no Resumo da fatura.
- Datas de pagamento : é o prazo em que se espera que o pagamento seja feito. Mais de uma data de pagamento (data de vencimento) pode ser definida. O total de todas as datas de vencimento deve corresponder ao total da fatura.
- Resumo: Esta seção fornece um resumo completo dos cálculos totais da fatura. Esta seção é importante porque fornece uma visão clara dos custos e pagamentos relacionados à transação comercial
Você não tem permissão para salvar o projeto de fatura se todos os dados necessários não tiverem sido preenchidos ou se o projeto contiver erros. Caso o rascunho contenha erros ou faltem dados obrigatórios, os campos com erro e também a aba ficarão marcados em vermelho, para que você possa identificá-lo.
Antes de criar a fatura, devemos cadastrar o emissor da fatura. Os emissores são cadastrados na seção " Minha conta " -> "Dados do problema"
Nota : A Caixa Postal e-FACT é para pessoas físicas/jurídicas nacionais. Caso não possua NIF ou CIF poderá recorrer a outras soluções para criação de faturas eletrónicas .
No menu suspenso do emissor, você deverá escolher, entre os emissores que registramos, qual é o emissor da fatura que queremos criar.
Para indicar quem será o destinatário da fatura, basta escolher a entidade que receberá a fatura no campo “ Entidade destinatária ”.
Ao indicar 3 das letras que identificam a entidade, será apresentada uma lista com todas as entidades que contêm as 3 letras reportadas.
Uma vez selecionada a entidade destinatária da fatura, devemos selecionar os códigos DIR3, que correspondem ao sistema de codificação utilizado para identificar as unidades administrativas e outras entidades da administração pública. Especificamente, temos que escolher:
- O escritório de contabilidade
- O órgão gestor
- A unidade de processamento
Para escolher os códigos DIR3 da unidade administrativa à qual endereçamos a fatura, clique em:
E será exibida uma nova janela com a lista de códigos DIR3 definidos por esta entidade.
Selecione a linha que define a unidade à qual a fatura deverá ser endereçada, e esta linha será a que será carregada no projeto de fatura:
NOTA: Uma entidade não pode ter códigos DIR3 definidos em e-FACT. Neste momento o serviço e-FACT não devolve erros e aceita fatura sem os códigos DIR3 da entidade, mas em breve serão obrigatórios.
Na aba Dados Gerais, no bloco "Dados da fatura", selecione no menu suspenso "Tipo de documento": Fatura retificativa
Será apresentado o bloco “ Dados da fatura a retificar ”, que contém os dados necessários para poder retificar uma fatura.
Na aba Dados Gerais, clicar em “Dados adicionais” exibirá o bloco completo de dados adicionais que uma fatura pode conter. Neste bloco encontraremos o campo para informar o número do pedido.
Na aba Dados Gerais, clicar em “Dados adicionais” exibirá o bloco completo de dados adicionais que uma fatura pode conter. Neste blog encontraremos o campo para informar o número do arquivo ao qual a fatura está associada.
Na aba Dados Gerais, clicar em “Dados adicionais” exibirá o bloco completo de dados adicionais que uma fatura pode conter. Neste blog encontraremos o campo para reportar textos jurídicos ou referências jurídicas.
Na aba Dados Gerais, clicar em “Dados adicionais” exibirá o bloco completo de dados adicionais que uma fatura pode conter. Neste blog encontraremos o campo para indicar determinadas informações gerais que deseja transferir para a entidade.
Uma vez informados os “ Dados Gerais ” da fatura, é necessário informar os detalhes dos conceitos a serem faturados. Será necessário criar tantas linhas quantos os diferentes conceitos a serem faturados.
Para cada linha, você deve informar:
- Conceito para o que você deseja cobrar
- quantidade
- Unidades de medida
- Preço unitário
- Impostos que se aplicam a este conceito (21%, 10%, 4% ou 0%)
- Valor bruto, que é obtido em Quantidade x Preço Unitário
- Você deve incluir tantos detalhes quantos os Conceitos corresponderem à fatura
- Ao clicar no ícone encontrado em cada linha, você pode informar os dados adicionais por linha: pedido, arquivo e guia de remessa:
Sim, cada um dos dados permite selecionar a taxa de imposto que lhe corresponde.
Na aba Resumo podemos ver os totais classificados por alíquota:
Na secção Linhas poderá reportar tanto o Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares como o Sobretaxa de Equivalência (RE) correspondente a cada linha da fatura.
Para cada uma das linhas da fatura definidas na aba “Linhas”, clicando no ícone , poderão ser informados os dados das referências das linhas, inclusive a guia de remessa.
Para cada uma das linhas da fatura definidas na aba “Linhas”, clicando no ícone , podem ser reportados os dados de referência das linhas, incluindo o número do pedido.
Não precisa ser incluído na linha se já estiver reportado nos dados gerais, a menos que a linha tenha um número de pedido diferente daquele relatado nos dados gerais.
Para cada uma das linhas da fatura definidas na aba “Linhas”, clicando no ícone , os dados das referências de linha podem ser informados, incluindo o número do arquivo.
Não é necessário incluí-lo na linha se já tiver sido relatado nos dados gerais, a menos que a linha tenha um número de caso diferente daquele relatado nos dados gerais.
Em cada uma das linhas, o sinal final do valor bruto é definido pelo sinal do preço unitário. Para que uma fatura tenha sinal negativo, a soma dos valores brutos das linhas deve ser negativa.
Para informar um conceito de cobrança ou desconto na fatura, você deve ir até a aba “ Encargos e descontos ”, e adicionar quantos encargos e/ou descontos forem necessários para incluir na fatura.
Para reportar uma cobrança ou desconto, você deve indicar:
- Descrição (da cobrança ou desconto)
- Valor (em € do encargo ou desconto)
Encargos e descontos aplicam-se a toda a fatura e são aplicados ao valor líquido total. O “Resumo” mostrará os totais da fatura incluindo os encargos e descontos aplicados.
Apenas poderão ser enviadas as seguintes formas de pagamento, disponíveis em "Dados de pagamento"
Caso selecione “ Transferência ” como forma de pagamento, deverá preencher o IBAN ou conta bancária onde pretende efetuar a transferência.
Na aba “Dados de pagamento” você pode adicionar todos os prazos acordados com o destinatário para efetuar os pagamentos correspondentes.
A soma de todos os prazos de vencimento deverá corresponder ao total da fatura.