Vous pouvez vérifier l'état des factures envoyées dans Consulta
Si vous accédez à la requête de facture « Sans authentification » , il s'agira d'une requête d'une seule facture pour laquelle vous aurez besoin de connaître certaines informations sur la facture, notamment :
- Numéro de facture (avec ou sans séparateurs, tel qu'il apparaît sur la facture)
- NIF/CIF de l'émetteur (avec ou sans ES, tel qu'il apparaît sur la facture)
- CIF du destinataire (avec ou sans ES, tel qu'il apparaît sur la facture)
- Montant de la facture (TVA incluse) (sans séparateur de milliers)
Attention! Nous vous recommandons de signaler le contenu exact que vous avez saisi dans le XML. Ci-dessous la correspondance des champs avec la facture :
- Numéro de facture : Facturae/Factures/Invoice/InvoiceHeader/InvoiceNumber
- NIF/CIF de l'émetteur : Factures/Parties/SellerParty/SellerParty/TaxIdentification/TaxIdentificationNumber
- CIF du destinataire : Factures/Parties/SellerParty/BuyerParty/TaxIdentification/TaxIdentificationNumber
- Montant de la facture (TVA incluse) : FActurae/Batch/TotalAmount/TotalExecutableAmount
Une fois ces champs renseignés et j'appuie sur le bouton "Recherche" la requête est effectuée et l'historique des états par lesquels la facture spécifiée est passée est affiché. Ainsi, si la facture a été correctement remise à l'administration, les informations correspondant à la saisie de la facture sont détaillées, entre autres.
Si vous accédez à la Consultation des Factures "Avec authentification" , vous pourrez voir toutes vos factures. Vous devrez vous authentifier avec un certificat numérique contenant le document inclus dans la facture à consulter : si la facture a été émise avec une pièce d'identité, vous devrez vous authentifier avec un certificat numérique d'une personne physique contenant la pièce d'identité ; si la facture a été émise avec un CIF, il sera nécessaire de s'authentifier avec un certificat numérique de Représentant qui inclut ce CIF.
D'autre part, vous pouvez également vérifier l'état de votre facture via l' adresse e-mail que vous indiquez lors de l'envoi de la facture via la boîte aux lettres de livraison de l'Administration réceptrice. Les changements de statut que cette facture subit seront envoyés à cette adresse.
Attention! Si vous ne voyez pas le statut « Enregistré », cela indique que la facture n'a pas été enregistrée par l'Administration réceptrice. Si la facture ne passe pas la validation de la signature électronique ou si la facture n'est pas acceptée par l'administration pour des raisons commerciales, la boîte de livraison indiquera le statut « Rejeté » et le motif du rejet. De même, il appartient à l'émetteur des factures de vérifier l'état des factures.
REMARQUE : Une fois la facture envoyée à e-FACT, elle est immédiatement chargée dans l'application, cependant, cela peut prendre quelques minutes pour que cette recherche renvoie des résultats. Gardez cela à l'esprit avant d'envoyer la facture car dans ce cas, elle pourrait être dupliquée.
Ci-dessous, vous pouvez voir les états par lesquels une facture peut passer à partir du moment où vous l'envoyez au destinataire, et que vous pouvez consulter via la demande de statut dans la boîte aux lettres de livraison. Ainsi que les états qui vous seront notifiés par email en tant qu'émetteur d'une facture, qui seront les états minimum requis par la loi. En cas d'intégration ou de consultation via web/WS, vous recevrez également celles non obligatoires.
Les états qui peuvent être transmises par les destinataires , idéalement séquentiellement et successivement, pour chacune des factures déposées dans les Administrations Publiques rattachées à e-FACT sont les suivantes :
| État | Description | Ce statut est-il signalé à l'expéditeur par e-mail ? |
FACTURE ENVOYÉE – [à e-FACT] | Le service e-FACT a mis la facture à disposition des systèmes informatiques de l'administration réceptrice et elle a passé avec succès les validations automatiques du e-FACT | Non. Ce n'est pas un statut obligatoire. |
| FACTURE ENREGISTRÉE | La facture électronique a été reçue au point d'entrée général des factures e-FACT et a été enregistrée administrativement, fournissant un numéro d'enregistrement au fournisseur. | Oui. |
| FACTURE LIVREE | La facture a été collectée auprès du Service e-FACT par les systèmes informatiques de l'administration réceptrice. | Non. Ce n'est pas un statut obligatoire. |
| FACTURE ENREGISTRÉE AU RCF | La facture électronique a été reçue et enregistrée dans le registre comptable des factures du bureau comptable destinataire. | Oui. |
| FACTURE REÇUE À DESTINATION | La facture électronique a été reçue par son unité de gestion. | Non. Ce n'est pas un statut obligatoire. |
| FACTURE CONFORME | La prestation ou la fourniture associée à la facture a été validée. | Non. Ce n'est pas un statut obligatoire. |
| OBLIGATION DE PAIEMENT COMPTABLE | L'obligation de paiement dérivée de la facture a été reconnue. | Oui. |
| FACTURE PAYÉE | L'obligation de paiement découlant de la facture a été remplie. | Oui. |
| FACTURE REJETÉE | La facture a été rejetée. Le motif du rejet peut être des raisons techniques qui empêchent la livraison de la facture à l'utilisateur (générée automatiquement par les systèmes informatiques), ou il peut s'agir de l'entité réceptrice qui rejette la facture pour des raisons commerciales. Les applications de gestion électronique de facturation mises à la disposition des utilisateurs doivent permettre la génération de ce statut, permettant à l'utilisateur de saisir le motif du refus. Chaque fois qu'un refus survient, que ce soit pour des raisons techniques ou commerciales, ce statut doit être généré. Pour plus d'informations, voir : Quels sont les principaux codes d'erreur de déni de service technique e-FACT | Oui. La publication de ce statut est obligatoire chaque fois qu'un incident est détecté avec la facture qui empêche son traitement. |
| FACTURE ANNULÉE | Le bureau comptable ou l'unité de traitement accepte la demande d'annulation de la facture électronique, présentée par le fournisseur. | Non. Ce n'est pas un statut obligatoire. |
Si vous vérifiez le statut et que votre facture apparaît comme « Facture rejetée », cela signifie que la facture ne poursuivra pas le processus de traitement.
Le rejet peut provenir de deux raisons, commerciales ou techniques.
- Raisons commerciales :
- Ce qui s'est passé? L'entité qui reçoit la facture n'est pas d'accord avec son contenu et l'a rejetée, en indiquant le motif du rejet. Dans ce cas la facture apparaîtra comme "Enregistrée" précédemment.
- Solution: contactez l'entité à laquelle vous envoyez la facture pour savoir pourquoi elle l'a rejetée.
- Raisons techniques :
- Ce qui s'est passé? C'est la plateforme de facturation électronique qui n'a pas automatiquement accepté la facture.
- Solution : Vérifiez le principaux codes de rejet pour voir quelle est l’erreur et comment la corriger.
- Generalitat et ses organismes dépendants : Support de facturation électronique pour les fournisseurs de la Generalitat :
- Adresses web des mairies, conseils régionaux, députations (collectivités locales)
- Adresses Web des universités publiques et privées