Como você pode verificar o status de uma fatura?

Pode consultar o estado das faturas enviadas em Consulta

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Se aceder à consulta de fatura “Sem autenticação” , será uma consulta de apenas uma fatura onde necessitará de saber determinadas informações sobre a fatura, nomeadamente:

- Número da fatura (com ou sem separadores, conforme consta na fatura)
- NIF/CIF do emitente (com ou sem ES, conforme consta na fatura)
- CIF do destinatário (com ou sem ES, conforme consta na fatura)
- Valor da fatura (IVA incluído) (sem separador de milhar)

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Atenção! Recomendamos que você relate o conteúdo exato que inseriu no xml. Segue abaixo a correspondência do campo com a nota fiscal:

  • Número da fatura: Facturae/Invoices/Invoice/InvoiceHeader/InvoiceNumber
  • NIF/CIF do emitente: Faturas/Partes/SellerParty/SellerParty/TaxIdentification/TaxIdentificationNumber
  • CIF do receptor: Faturas/Partes/SellerParty/BuyerParty/TaxIdentification/TaxIdentificationNumber
  • Valor da fatura (IVA incluído): FActurae/Batch/TotalAmount/TotalExecutableAmount

Uma vez que esses campos são preenchidos e eu pressiono o botão "Procurar" a consulta é realizada e é exibido o histórico de estados pelos quais a fatura especificada passou. Desta forma, caso a fatura tenha sido entregue corretamente à administração, são detalhadas as informações correspondentes ao lançamento da fatura, entre outras.

Se aceder à Consulta de Faturas "Com autenticação" , poderá consultar todas as suas faturas.

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Por outro lado, também pode consultar o estado da sua fatura através do endereço de correio eletrónico que indica quando envia a fatura através da caixa postal de entrega da Administração recetora. As alterações de status dessa fatura serão enviadas para este endereço.

Atenção! Caso não veja o status "Registrado", isso indica que a fatura não foi registrada pela Administração receptora. Se a fatura não passar na validação da assinatura eletrônica ou a fatura não for aceita pela administração por motivos comerciais, a caixa de entrega indicará o status "Rejeitado" e o motivo da rejeição. Da mesma forma, é responsabilidade do emissor das notas fiscais verificar o estado das mesmas.

OBS : Assim que a nota fiscal for enviada para e-FACT ela é imediatamente carregada no aplicativo, porém, pode demorar alguns minutos para que esta busca retorne resultados. Lembre-se disso antes de encaminhar a nota fiscal, pois neste caso ela pode estar duplicada.

O que significam os status de fatura eletrônica relatados por e.FACT?

Abaixo pode consultar os estados que uma fatura pode percorrer desde o momento em que a envia para o destinatário, e que pode consultar através da consulta de estado na caixa de correio de entrega. Assim como os estados que serão notificados a você por e-mail como emissor de uma fatura, que serão os estados mínimos exigidos por lei. No caso de integração ou consulta via web/WS, você também receberá os não obrigatórios.

Os estados que podem ser transmitidas pelos destinatários , idealmente de forma sequencial e sucessiva, para cada uma das faturas depositadas nas Administrações Públicas anexas a e.FACT são as seguintes:

estado Descrição Esse status é informado ao remetente por e-mail?

FATURA ENVIADA – [para e.FACT]

O serviço e.FACT disponibilizou a fatura para os sistemas informáticos da administração receptora e passou nas validações automáticas e.FACT Não. Este não é um status obrigatório.
FATURA REGISTRADA A Nota Fiscal Eletrônica foi recebida no ponto de entrada de nota fiscal geral e.FACT e foi registrada administrativamente, fornecendo um número de registro ao fornecedor. Sim.
FATURA ENTREGUE A fatura foi coletada do Serviço e.FACT pelos sistemas de computador da administração receptora. Não. Este não é um status obrigatório.
FATURA REGISTRADA NO RCF A fatura eletrônica foi recebida e registrada no registro contábil de faturas do escritório de contabilidade destinatário. Sim.
FATURA RECEBIDA NO DESTINO A fatura eletrônica foi recebida por sua unidade de gerenciamento. Não. Este não é um status obrigatório.
FATURA CONFORME O serviço ou fornecimento associado à fatura foi validado. Não. Este não é um status obrigatório.
OBRIGAÇÃO DE PAGAMENTO CONTABILIZADA A obrigação de pagamento derivada da fatura foi reconhecida. Sim.
FATURA PAGA
A obrigação de pagamento derivada da fatura foi cumprida. Sim.
FATURA REJEITADA A fatura foi rejeitada. O motivo da rejeição pode ser motivos técnicos, que impedem a entrega da fatura ao usuário (gerada automaticamente pelos sistemas informatizados), ou pode ser a entidade receptora que rejeita a fatura por motivos comerciais. As aplicações de gestão da fatura eletrónica disponibilizadas aos utilizadores devem permitir a geração deste estado, permitindo ao utilizador introduzir o motivo da rejeição. Sempre que ocorrer uma rejeição, seja por motivos técnicos ou comerciais, este status deve ser gerado.

Para mais informações, veja: Quais são os principais códigos de erro técnicos de negação de serviço e.FACT

Sim. A publicação deste estado é obrigatória sempre que seja detetada alguma incidência na fatura que impeça o seu processamento.
ANULAR FATURA O escritório de contabilidade ou unidade de processamento aceita o pedido de cancelamento da fatura eletrónica, apresentado pelo fornecedor. Não. Este não é um status obrigatório.

O que significa "Fatura rejeitada"?

Se você verificar o status e sua fatura aparecer como “Fatura rejeitada”, significa que a fatura não continuará com o processo de processamento.

A rejeição pode originar-se por dois motivos, comercial ou técnico.

  • Razões comerciais:
    • O que aconteceu? A entidade recetora da fatura não concorda com o seu conteúdo e rejeitou-a, indicando o motivo da rejeição. Neste caso a fatura aparecerá como "Cadastrada" anteriormente.
    • Solução: contacte a entidade a quem está a enviar a fatura para saber o motivo da rejeição da mesma.
  • Motivos técnicos:
    • O que aconteceu? tem sido a plataforma de fatura eletrônica que não aceitou automaticamente a fatura.
    • Solução: Verifique o principais códigos de rejeição para ver qual é o erro e como corrigi-lo.