Você pode verificar o status das faturas enviadas no Consulta
Se aceder à consulta de fatura "Sem autenticação" , será uma consulta de apenas uma fatura onde necessitará de saber algumas informações sobre a fatura, nomeadamente:
- Número da fatura (com ou sem separadores, conforme consta na fatura)
- NIF/CIF do emitente (com ou sem ES, conforme consta na fatura)
- CIF do destinatário (com ou sem ES, conforme consta na fatura)
- Valor da fatura (IVA incluído) (sem separador de milhares)
Atenção! Recomendamos que você informe exatamente o conteúdo inserido no xml. Abaixo segue a correspondência do campo com a fatura:
- Número da fatura: Facturae/Invoices/Invoice/InvoiceHeader/InvoiceNumber
- NIF/CIF do emitente: Faturas/Partes/SellerParty/SellerParty/TaxIdentification/TaxIdentificationNumber
- CIF do receptor: Faturas/Partes/SellerParty/BuyerParty/TaxIdentification/TaxIdentificationNumber
- Valor da fatura (IVA incluído): Faturas/Lote/TotalAmount/TotalExecutableAmount
Assim que esses campos forem preenchidos e eu pressionar o botão "Procurar" a consulta é realizada e é exibido o histórico de estados pelos quais passou a fatura especificada. Desta forma, caso a fatura tenha sido corretamente entregue à administração, são detalhadas as informações correspondentes ao lançamento da fatura, entre outras.
Se aceder à Consulta de Faturas "Com autenticação" , poderá ver todas as suas faturas. Terá de se autenticar com um certificado digital que contenha o documento incluído na fatura a consultar: se a fatura foi emitida com DNI, terá de se autenticar com um certificado digital de pessoa singular que contenha o DNI; caso a fatura tenha sido emitida com CIF, será necessária a autenticação com certificado digital de Representante que inclua este CIF.
Por outro lado, também pode verificar o estado da sua fatura através do endereço de e-mail que indica quando envia a fatura através da caixa de correio de entrega da Administração receptora. As alterações de status que esta fatura sofrer serão enviadas para este endereço.
Atenção! Se não visualizar o estado “Registrada”, isso indica que a fatura não foi registrada pela Administração receptora. Caso a fatura não passe na validação da assinatura eletrónica ou a fatura não seja aceite pela administração por motivos comerciais, a caixa de entrega indicará o estado de “Rejeitada” e o motivo da rejeição. Da mesma forma, é responsabilidade do emissor das faturas verificar o estado das faturas.
NOTA : Assim que a fatura for enviada para e-FACT ela é imediatamente carregada no aplicativo, porém pode demorar alguns minutos para que esta pesquisa retorne resultados. Lembre-se deste fato antes de encaminhar a fatura, pois neste caso ela poderá estar duplicada.
Abaixo você pode ver os estados pelos quais uma fatura pode passar a partir do momento em que é enviada ao destinatário, e que você pode visualizar através da consulta de status na caixa postal de entrega. Bem como os estados que serão notificados por e-mail como emissor da fatura, que serão os estados mínimos exigidos por lei. Em caso de integração ou consulta via web/WS, você também receberá os não obrigatórios.
Os estados que podem ser transmitidas pelos destinatários , idealmente de forma sequencial e sucessiva, para cada uma das faturas depositadas nas Administrações Públicas anexas a e-FACT são as seguintes:
| estado | Descrição | Esse status é informado ao remetente por e-mail? |
FATURA ENVIADA – [para e-FACT] | O serviço e-FACT disponibilizou a fatura nos sistemas informáticos da administração receptora e passou nas validações automáticas do e-FACT | Não. Este não é um status obrigatório. |
| FATURA REGISTADA | A Nota Fiscal Eletrônica foi recebida no ponto de entrada geral da nota fiscal e-FACT e registrada administrativamente, fornecendo um número de registro ao fornecedor. | Sim. |
| FATURA ENTREGUE | A fatura foi cobrada do Serviço e-FACT pelos sistemas informáticos da administração receptora. | Não. Este não é um status obrigatório. |
| FATURA REGISTRADA NO RCF | A fatura eletrónica foi recebida e registada no registo contabilístico de faturas do escritório de contabilidade destinatário. | Sim. |
| FATURA RECEBIDA NO DESTINO | A fatura eletrónica foi recebida pela sua unidade de gestão. | Não. Este não é um status obrigatório. |
| FATURA CONFORMADA | O serviço ou fornecimento associado à fatura foi validado. | Não. Este não é um status obrigatório. |
| OBRIGAÇÃO DE PAGAMENTO CONTABILIZADA | A obrigação de pagamento derivada da fatura foi reconhecida. | Sim. |
| FATURA PAGA | A obrigação de pagamento derivada da fatura foi cumprida. | Sim. |
| FATURA REJEITADA | A fatura foi rejeitada. O motivo da rejeição pode ser motivos técnicos, que impeçam a entrega da fatura ao utilizador (gerada automaticamente pelos sistemas informáticos), ou pode ser a entidade recetora que rejeita a fatura por motivos comerciais. As aplicações de gestão da fatura eletrónica à disposição dos utilizadores deverão permitir a geração deste estado, possibilitando ao utilizador indicar o motivo da rejeição. Sempre que ocorrer uma rejeição, seja por motivos técnicos ou comerciais, este status deverá ser gerado. Para mais informações, veja: Quais são os principais códigos de erro técnico de negação de serviço e-FACT | Sim. A publicação deste estado é obrigatória sempre que seja detetado algum incidente com a fatura que impeça o seu processamento. |
| ANULAR FATURA | O escritório de contabilidade ou a unidade de processamento aceita o pedido de cancelamento da fatura eletrónica, apresentado pelo fornecedor. | Não. Este não é um status obrigatório. |
Se você verificar o status e sua fatura aparecer como “Fatura rejeitada”, significa que a fatura não continuará com o processo de processamento.
A rejeição pode ter origem por dois motivos, comerciais ou técnicos.
- Razões comerciais:
- O que aconteceu? A entidade receptora da fatura não concorda com o seu conteúdo e rejeitou-a, indicando o motivo da rejeição. Neste caso a fatura aparecerá como “Registrada” anteriormente.
- Solução: contacte a entidade para a qual está a enviar a fatura para saber porque é que a rejeitou.
- Razões técnicas:
- O que aconteceu? Tem sido a plataforma da fatura eletrónica que não aceita automaticamente a fatura.
- Solução: Verifique o principais códigos de rejeição para ver qual é o erro e como corrigi-lo.
- Generalitat e seus órgãos dependentes: Suporte de fatura eletrônica para fornecedores da Generalitat:
- Endereços web de câmaras municipais, conselhos regionais, delegações (órgãos locais)
- Endereços web de universidades públicas e privadas