Pode consultar o estado das faturas enviadas em Consulta
Se aceder à consulta de fatura “Sem autenticação” , será uma consulta de apenas uma fatura onde necessitará de saber determinadas informações sobre a fatura, nomeadamente:
- Número da fatura (com ou sem separadores, conforme consta na fatura)
- NIF/CIF do emitente (com ou sem ES, conforme consta na fatura)
- CIF do destinatário (com ou sem ES, conforme consta na fatura)
- Valor da fatura (IVA incluído) (sem separador de milhar)
Atenção! Recomendamos que você relate o conteúdo exato que inseriu no xml. Segue abaixo a correspondência do campo com a nota fiscal:
- Número da fatura: Facturae/Invoices/Invoice/InvoiceHeader/InvoiceNumber
- NIF/CIF do emitente: Faturas/Partes/SellerParty/SellerParty/TaxIdentification/TaxIdentificationNumber
- CIF do receptor: Faturas/Partes/SellerParty/BuyerParty/TaxIdentification/TaxIdentificationNumber
- Valor da fatura (IVA incluído): FActurae/Batch/TotalAmount/TotalExecutableAmount
Uma vez que esses campos são preenchidos e eu pressiono o botão "Procurar" a consulta é realizada e é exibido o histórico de estados pelos quais a fatura especificada passou. Desta forma, caso a fatura tenha sido entregue corretamente à administração, são detalhadas as informações correspondentes ao lançamento da fatura, entre outras.
Se aceder à Consulta de Faturas "Com autenticação" , poderá consultar todas as suas faturas.
Por outro lado, também pode consultar o estado da sua fatura através do endereço de correio eletrónico que indica quando envia a fatura através da caixa postal de entrega da Administração recetora. As alterações de status dessa fatura serão enviadas para este endereço.
Atenção! Caso não veja o status "Registrado", isso indica que a fatura não foi registrada pela Administração receptora. Se a fatura não passar na validação da assinatura eletrônica ou a fatura não for aceita pela administração por motivos comerciais, a caixa de entrega indicará o status "Rejeitado" e o motivo da rejeição. Da mesma forma, é responsabilidade do emissor das notas fiscais verificar o estado das mesmas.
OBS : Assim que a nota fiscal for enviada para e-FACT ela é imediatamente carregada no aplicativo, porém, pode demorar alguns minutos para que esta busca retorne resultados. Lembre-se disso antes de encaminhar a nota fiscal, pois neste caso ela pode estar duplicada.
Abaixo pode consultar os estados que uma fatura pode percorrer desde o momento em que a envia para o destinatário, e que pode consultar através da consulta de estado na caixa de correio de entrega. Assim como os estados que serão notificados a você por e-mail como emissor de uma fatura, que serão os estados mínimos exigidos por lei. No caso de integração ou consulta via web/WS, você também receberá os não obrigatórios.
Os estados que podem ser transmitidas pelos destinatários , idealmente de forma sequencial e sucessiva, para cada uma das faturas depositadas nas Administrações Públicas anexas a e.FACT são as seguintes:
| estado | Descrição | Esse status é informado ao remetente por e-mail? |
FATURA ENVIADA – [para e.FACT] | O serviço e.FACT disponibilizou a fatura para os sistemas informáticos da administração receptora e passou nas validações automáticas e.FACT | Não. Este não é um status obrigatório. |
| FATURA REGISTRADA | A Nota Fiscal Eletrônica foi recebida no ponto de entrada de nota fiscal geral e.FACT e foi registrada administrativamente, fornecendo um número de registro ao fornecedor. | Sim. |
| FATURA ENTREGUE | A fatura foi coletada do Serviço e.FACT pelos sistemas de computador da administração receptora. | Não. Este não é um status obrigatório. |
| FATURA REGISTRADA NO RCF | A fatura eletrônica foi recebida e registrada no registro contábil de faturas do escritório de contabilidade destinatário. | Sim. |
| FATURA RECEBIDA NO DESTINO | A fatura eletrônica foi recebida por sua unidade de gerenciamento. | Não. Este não é um status obrigatório. |
| FATURA CONFORME | O serviço ou fornecimento associado à fatura foi validado. | Não. Este não é um status obrigatório. |
| OBRIGAÇÃO DE PAGAMENTO CONTABILIZADA | A obrigação de pagamento derivada da fatura foi reconhecida. | Sim. |
| FATURA PAGA | A obrigação de pagamento derivada da fatura foi cumprida. | Sim. |
| FATURA REJEITADA | A fatura foi rejeitada. O motivo da rejeição pode ser motivos técnicos, que impedem a entrega da fatura ao usuário (gerada automaticamente pelos sistemas informatizados), ou pode ser a entidade receptora que rejeita a fatura por motivos comerciais. As aplicações de gestão da fatura eletrónica disponibilizadas aos utilizadores devem permitir a geração deste estado, permitindo ao utilizador introduzir o motivo da rejeição. Sempre que ocorrer uma rejeição, seja por motivos técnicos ou comerciais, este status deve ser gerado. Para mais informações, veja: Quais são os principais códigos de erro técnicos de negação de serviço e.FACT | Sim. A publicação deste estado é obrigatória sempre que seja detetada alguma incidência na fatura que impeça o seu processamento. |
| ANULAR FATURA | O escritório de contabilidade ou unidade de processamento aceita o pedido de cancelamento da fatura eletrónica, apresentado pelo fornecedor. | Não. Este não é um status obrigatório. |
Se você verificar o status e sua fatura aparecer como “Fatura rejeitada”, significa que a fatura não continuará com o processo de processamento.
A rejeição pode originar-se por dois motivos, comercial ou técnico.
- Razões comerciais:
- O que aconteceu? A entidade recetora da fatura não concorda com o seu conteúdo e rejeitou-a, indicando o motivo da rejeição. Neste caso a fatura aparecerá como "Cadastrada" anteriormente.
- Solução: contacte a entidade a quem está a enviar a fatura para saber o motivo da rejeição da mesma.
- Motivos técnicos:
- O que aconteceu? tem sido a plataforma de fatura eletrônica que não aceitou automaticamente a fatura.
- Solução: Verifique o principais códigos de rejeição para ver qual é o erro e como corrigi-lo.
