Puedes consultar el estado de las facturas enviadas a Consulta
Si accedes a la consulta de facturas “Sin autenticación” , será una consulta sólo de una factura donde tendrás que conocer ciertos datos de la factura, concretamente:
- Número de factura (con o sin separadores, según aparezca en la factura)
- NIF/CIF del emisor (con o sin ES, según aparezca en la factura)
- CIF del receptor (con o sin ES, según aparezca en la factura)
- Importe de la factura (IVA incluido) (sin separador de miles)
¡Atención! Te recomendamos que informes del contenido exacto que has introducido en xml. A continuación la correspondencia de campos con el facturae:
- Número de factura: Facturae/Invoices/Invoice/InvoiceHeader/InvoiceNumber
- NIF/CIF del emisor: Facturae/Parties/SellerParty/SellerParty/TaxIdentification/TaxIdentificationNumber
- CIF del receptor: Facturae/Parties/SellerParty/BuyerParty/TaxIdentification/TaxIdentificationNumber
- Importe de la factura (IVA incluido): FActurae/Batch/TotalAmount/TotalExecutableAmount
Una vez completados estos campos y pulsando el botón “Buscar” se realiza la consulta y se muestra el histórico de estados por los que ha pasado la factura especificada. De esta forma si la factura se ha entregado correctamente a la administración, se detalla, entre otros, la información correspondiente al registro de entrada de la factura.
Si accedes a la Consulta de factura “Con autenticación” , podrás ver todas tus facturas. Será necesario que te autentiques con un certificado digital que contenga el documento incluido en la factura a consultar: si la factura se ha emitido con un DNI, deberá autenticarse con un certificado digital de persona física que contenga el DNI; si la factura se ha emitido con un CIF, deberá autenticarse con un certificado digital de Representante que incluya este CIF.
Por otra parte, también puedes consultar el estado de tu factura a través de la dirección de correo electrónico que indicas en el momento de enviar la factura a través del buzón de entrega de la Administración destinataria. A esta dirección se irán enviando los cambios de estado que esta factura experimente.
¡Atención! En caso de que no visualices el estado “Registrada” esto indica que la factura no se ha registrado por la Administración destinataria. Si la factura no supera la validación de la firma electrónica o la factura no es aceptada por la administración por motivos comerciales, el buzón de entrega indicará el estado de “Rechazado” y el motivo del rechazo. Asimismo, será responsabilidad del emisor de las facturas la consulta del estado de éstas.
NOTA : Una vez enviada la factura al e-FACT ésta se carga de forma inmediata a la aplicación, aun así, es posible que tengan que pasar unos minutos hasta que esta búsqueda ofrece resultados. Ten en cuenta este hecho, antes de reenviar la factura dado que en este caso, ésta puede quedar duplicada.
A continuación, puedes ver los posibles estados por los que pasa una factura desde el momento en que la envías. Estos estados se pueden consultar en el buzón de entrega y recibirás notificaciones por correo electrónico de los estados mínimos obligatorios por ley. Si utilizas una integración o consulta vía web/WS, también podrás recibir estados no obligatorios.
Los estados que los receptores pueden enviar para cada factura, idealmente de forma secuencial, son los siguientes:
| Estado | Descripción | ¿Se informa al emisor este estado por correo electrónico? |
|---|---|---|
| FACTURA ENVÍO – [a e-FACT] | El servicio e-FACT ha puesto la factura a disposición de los sistemas informáticos de la administración receptora y ha pasado las validaciones automáticas de e-FACT | No. No se trata de un estado obligatorio. |
| FACTURA REGISTRADA | La factura Electrónica ha sido recibida en el punto general de entrada de facturas e-FACT y ha sido registrada administrativamente, proporcionando un número de registro al proveedor. | Sí. |
| FACTURA ENTREGADA | La factura ha sido recogida del Servicio e-FACT por los sistemas informáticos de la administración receptora. | No. No se trata de un estado obligatorio. |
| FACTURA REGISTRADA EN RCF | La factura electrónica ha sido recibida y registrada en el registro contable de facturas de la oficina contable destinataria. | Sí. |
| FACTURA RECIBIDA EN DESTINO | La factura electrónica ha sido recibida por la unidad gestora de la misma. La publicación de ese estado no es obligatorio. | No. No se trata de un estado obligatorio. |
| FACTURA CONFORMADA | El servicio o suministro asociado a la factura ha sido validado. La publicación de ese estado no es obligatorio. | No. No se trata de un estado obligatorio. |
| CONTABILIZADA LA OBLIGACIÓN DE PAGO | La obligación de pago derivada de la factura ha sido reconocida. | Sí. |
| FACTURA PAGADA |
La obligación de pago derivada de la factura se ha efectuado. Si tienes cualquier duda al respecto, o no el organismo de destino no te ha realizado el pago, debes contactar con el organismo al que enviaste la factura. |
Sí. |
| FACTURA RECHAZADA | La factura ha sido rechazada. El motivo de rechazo pueden ser causas técnicas, que impiden la entrega de la factura al destinatario (generados automáticamente por los sistemas informáticos), o puede ser el propio destinatario quien rechace la factura por motivos comerciales. Las aplicaciones de gestión de facturación electrónica a disposición de los organismos deben permitir la generación de este estado, posibilitando al organismo indicar el motivo de rechazo. Siempre que se produzca un rechazo, sea por motivos técnicos o por el destinatario, deberá generarse este estado. La publicación de este estado es obligatorio siempre que se detecte una incidencia con la factura que impida su tramitación.
|
Sí. |
| FACTURA ANULADA | La oficina contable o la unidad tramitadora aceptan la solicitud de anulación de la factura electrónica, presentada por el proveedor. | No. No se trata de un estado obligatorio. |
Si realizas la consulta de estado y tu factura aparece como “Factura rechazada”, significa que la factura no continuará con el proceso de tramitación.
El rechazo puede ser originado por dos motivos, comerciales o técnicos.
- Motivos comerciales:
- ¿Qué ha pasado? El ente receptor de la factura no está de acuerdo con el contenido de ésta y la ha rechazado, indicando el motivo del rechazo. En este caso, la factura aparecerá como “Registrada” previamente.
- Solución: contacta con el ente al que estás enviando la factura para saber por qué la ha rechazado.
- Motivos técnicos:
- ¿Qué ha pasado? Fue la plataforma de factura electrónica que automáticamente no ha aceptado la factura.
- Solución: consulta los principales códigos de rechazo para ver cuál es el error y cómo subsanarlo.
- Generalitat y sus organismos dependientes: Apoyo factura electrónica para los proveedores de la Generalitat:
- Direcciones web de ayuntamientos, consejos comarcales, diputaciones (Organismos locales)
- Direcciones web de universidades públicas y privadas