¿Cómo consultar el estado de una factura?

Puedes consultar el estado de las facturas enviadas a Consulta

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Si accedes a la consulta de facturas “Sin autenticación” , será una consulta sólo de una factura donde tendrás que conocer ciertos datos de la factura, concretamente:

- Número de factura (con o sin separadores, según aparezca en la factura)
- NIF/CIF del emisor (con o sin ES, según aparezca en la factura)
- CIF del receptor (con o sin ES, según aparezca en la factura)
- Importe de la factura (IVA incluido) (sin separador de miles)

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¡Atención! Te recomendamos que informes del contenido exacto que has introducido en xml. A continuación la correspondencia de campos con el facturae:

  • Número de factura: Facturae/Invoices/Invoice/InvoiceHeader/InvoiceNumber
  • NIF/CIF del emisor: Facturae/Parties/SellerParty/SellerParty/TaxIdentification/TaxIdentificationNumber
  • CIF del receptor: Facturae/Parties/SellerParty/BuyerParty/TaxIdentification/TaxIdentificationNumber
  • Importe de la factura (IVA incluido): FActurae/Batch/TotalAmount/TotalExecutableAmount

Una vez completados estos campos y pulsando el botón “Búsqueda” se realiza la consulta y se muestra el histórico de estados por los que ha pasado la factura especificada. De esta forma si la factura se ha entregado correctamente a la administración, se detalla, entre otros, la información correspondiente al registro de entrada de la factura.

Si accedes a la Consulta de factura "Con autenticación" , podrás ver todas tus facturas. Deberás autenticarte con un certificado digital que contenga el documento incluido en la factura a consultar: si la factura se ha emitido con un DNI, deberá autenticarse con un certificado digital de persona física que contenga el DNI; si la factura se ha emitido con un CIF, deberá autenticarse con un certificado digital de Representante que incluya este CIF.

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Por otra parte, también puedes consultar el estado de tu factura a través de la dirección de correo electrónico que indicas en el momento de enviar la factura a través del buzón de entrega de la Administración destinataria. A esta dirección se irán enviando los cambios de estado que experimente esta factura.

¡Atención! En caso de que no visualices el estado “Registrada” esto indica que la factura no se ha registrado por la Administración destinataria. Si la factura no supera la validación de la firma electrónica o la factura no es aceptada por la administración por motivos comerciales, el buzón de entrega indicará el estado de “Rechazado” y el motivo del rechazo. Asimismo, es responsabilidad del emisor de las facturas la consulta del estado de las mismas.

NOTA : Una vez enviada la factura al e-FACT ésta se carga de forma inmediata a la aplicación, sin embargo, es posible que tengan que pasar unos minutos hasta que esta búsqueda ofrece resultados. Ten en cuenta este hecho, antes de reenviar la factura dado que en este caso, ésta puede quedar duplicada.

¿Qué significan los estados de la e-factura que informa el e.FACT?

Debajo puedes ver los estados por los que puede pasar una factura desde el momento en que la envías al receptor, y que podrás visualizar a través de la consulta de estado en el buzón de entrega. Así como los estados que te serán notificados por correo electrónico como emisor de una factura que serán, los estados mínimos obligatorios por ley. En caso de integración o consulta vía web/WS, recibirás también a los no obligatorios.

Los estados que pueden ser transmitidos por los receptores , idealmente de forma secuencial y sucesiva, por cada una de las facturas depositadas en las Administraciones Públicas adheridas a e.FACT son los siguientes:

Estado Descripción ¿Se informa al emisor este estado por correo electrónico?

FACTURA ENVÍO – [a e.FACT]

El servicio e.FACT ha puesto la factura a disposición de los sistemas informáticos de la administración receptora y ha pasado las validaciones automáticas del e.FACT No. No se trata de un estado obligatorio.
FACTURA REGISTRADA La factura Electrónica ha sido recibida en el punto general de entrada de facturas e.FACT y ha sido registrada administrativamente, proporcionando un número de registro al proveedor. Sí.
FACTURA ENTREGADA La factura ha sido recogida del Servicio e.FACT por los sistemas informáticos de la administración receptora. No. No se trata de un estado obligatorio.
FACTURA REGISTRADA EN RCF La factura electrónica ha sido recibida y registrada en el registro contable de facturas de la oficina contable destinataria. Sí.
FACTURA RECIBIDA EN DESTINO La factura electrónica ha sido recibida por la unidad gestora de la misma. No. No se trata de un estado obligatorio.
FACTURA CONFORMADA El servicio o suministro asociado a la factura ha sido validado. No. No se trata de un estado obligatorio.
CONTABILIZADA LA OBLIGACIÓN DE PAGO La obligación de pago derivada de la factura ha sido reconocida. Sí.
FACTURA PAGADA
La obligación de pago derivada de la factura se ha realizado. Sí.
FACTURA RECHAZADA La factura ha sido rechazada. El motivo de rechazo pueden ser causas técnicas, que impiden la entrega de la factura al usuario (generados automáticamente por los sistemas informáticos), o puede ser el ente receptor quien rechace la factura por motivos comerciales. Las aplicaciones de gestión de facturación electrónica a disposición de los usuarios deben permitir la generación de este estado, posibilitando al usuario la entrada del motivo de rechazo. Siempre que se produzca un rechazo, ya sea por motivos técnicos o comerciales, deberá generarse ese estado.

Para más información consulta: ¿Cuáles son los principales códigos de error de rechazo técnico del servicio e.FACT

Sí. La publicación de este estado es obligatorio siempre que se detecte una incidencia con la factura que impida su tramitación.
FACTURA ANULADA La oficina contable o la unidad tramitadora aceptan la solicitud de anulación de la factura electrónica, presentada por el proveedor. No. No se trata de un estado obligatorio.

¿Qué significa "Factura rechazada"?

Si realizas la consulta de estado y tu factura aparece como “Factura rechazada”, significa que la factura no continuará con el proceso de tramitación.

El rechazo puede ser originado por dos motivos, comerciales o técnicos.

  • Motivos comerciales:
    • ¿Qué ha pasado? El ente receptor de la factura no está de acuerdo con el contenido de ésta y la ha rechazado, indicando el motivo del rechazo. En este caso, la factura aparecerá como “Registrada” previamente.
    • Solución: contacta con el ente al que estás enviando la factura para saber por qué la ha rechazado.
  • Motivos técnicos:
    • ¿Qué ha pasado? ha sido la plataforma de factura electrónica que automáticamente no ha aceptado la factura.
    • Solución: consulta los principales códigos de rechazo para ver cuál es el error y cómo enmendarlo.